Od 1 lipca 2026 r. kierowcy wykonujący transport międzynarodowy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej 2,5-3,5 t zostaną objęci obowiązkiem stosowania tachografów. W praktyce oznacza to wprowadzenie pełnego reżimu przepisów dotyczących rejestracji czasu jazdy, przerw oraz odpoczynków – identycznego jak w przypadku pojazdów ciężarowych.
Jednym z elementów dokumentacji będą wydruki z tachografu w busach 3,5 t, które w określonych sytuacjach zastępują zapis cyfrowy lub dokumentują odstępstwa od norm czasu jazdy. Dokumenty te mogą być weryfikowane zarówno podczas kontroli drogowej, jak i w trakcie kontroli przedsiębiorstwa transportowego.
W praktyce oznacza to dla przewoźników i kierowców konieczność prawidłowego wykonywania wydruków, ich przekazywania do przedsiębiorstwa oraz archiwizacji wraz z pozostałą dokumentacją czasu pracy kierowców.
Najważniejsze informacje – w skrócie
Rozszerzenie obowiązku stosowania tachografów na pojazdy do 3,5 t w transporcie międzynarodowym powoduje, że wydruki z tachografu w busach 3,5 t stają się częścią obowiązkowej dokumentacji czasu pracy kierowców.
Najważniejsze zasady:
- obowiązek stosowania tachografów w pojazdach do 3,5 t w transporcie międzynarodowym zacznie obowiązywać 1 lipca 2026 r.
- kierowcy będą zobowiązani wykonywać wydruki z tachografu w określonych sytuacjach, w szczególności w przypadku awarii karty kierowcy lub zastosowania odstępstwa od norm czasu jazdy
- kierowca musi posiadać przy sobie dane dotyczące bieżącego dnia oraz okresu do 56 dni wstecz
- przedsiębiorstwo transportowe przechowuje wydruki z tachografów oraz dane cyfrowe przez co najmniej 12 miesięcy
- ewidencja czasu pracy kierowców podlega obowiązkowi archiwizacji przez 10 lat
Podstawą regulacji są w szczególności przepisy rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz rozporządzenia (UE) nr 165/2014.
Tachograf – nie tylko cyfrowy rejestrator
W praktyce funkcjonowania przedsiębiorstw transportowych tachograf jest najczęściej kojarzony z urządzeniem zapisującym czas jazdy i odpoczynku kierowcy. W rzeczywistości jego funkcja jest szersza. Tachograf umożliwia również sporządzanie wydruków dokumentujących aktywność kierowcy w określonym okresie.
Z tego względu przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę nie tylko na prawidłowe działanie urządzenia, ale również na jego obsługę w zakresie drukowania danych. W szczególności konieczne jest monitorowanie zapasu papieru w tachografie. Brak możliwości wykonania wydruku w sytuacji wymaganej przepisami może zostać uznany za naruszenie obowiązków dokumentacyjnych.
Prawidłowo wykonany wydruk stanowi element dokumentacji, który w praktyce ma istotne znaczenie podczas kontroli drogowych lub w postępowaniach wyjaśniających.
Kiedy należy wykonać wydruk z tachografu
Wydruki rutynowe
Wydruk z tachografu należy wykonać zawsze wtedy, gdy dane dotyczące aktywności kierowcy nie zostały zapisane w systemie cyfrowym lub gdy kierowca korzysta z odstępstwa od norm czasu jazdy. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy karta kierowcy uległa awarii, została zagubiona lub skradziona. W takich przypadkach kierowca sporządza wydruk na początku trasy oraz kolejny wydruk po zakończeniu dnia pracy, uzupełniając brakujące okresy aktywności i potwierdzając dokument podpisem.
Należy przy tym podkreślić, że przekroczenie terminu ważności karty kierowcy nie uprawnia do wykonywania transportu wyłącznie na podstawie wydruków z tachografu. Karta kierowcy pozostaje dokumentem obowiązkowym.
Wydruki okazjonalne
Drugą kategorię stanowią wydruki sporządzane w sytuacjach wyjątkowych.
Dotyczy to przede wszystkim przypadków zastosowania odstępstw przewidzianych w art. 12 rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Przepis ten dopuszcza możliwość odstępstwa od norm czasu jazdy w sytuacjach wyjątkowych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu lub ładunku.
Wydruki sporządzane są również w przypadku:
- przekroczenia norm czasu jazdy,
- skrócenia odpoczynku,
- przeprowadzenia kontroli drogowej.
W takich sytuacjach kierowca powinien uzupełnić wydruk odręcznym opisem przyczyn odstępstwa. Opis powinien zawierać datę, miejsce zdarzenia oraz podpis kierowcy. Prawidłowe udokumentowanie przyczyn odstępstwa ma istotne znaczenie podczas kontroli.
Jak powinien wyglądać wydruk z tachografu
Wydruk z tachografu powinien spełniać wymogi formalne umożliwiające jednoznaczną identyfikację kierowcy, pojazdu oraz okresu objętego zapisem.
Dokument powinien zawierać w szczególności:
- imię i nazwisko kierowcy oraz numer karty kierowcy,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- stan licznika pojazdu,
- datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia okresu objętego wydrukiem,
- zapis aktywności kierowcy w poszczególnych okresach.
Na wydruku znajdują się również symbole graficzne przedstawiające aktywność kierowcy. Najczęściej spotykane oznaczenia to kierownica oznaczająca czas prowadzenia pojazdu, młotki oznaczające inną pracę, symbol dyspozycyjności oraz symbol odpoczynku.
To właśnie na podstawie tych oznaczeń organy kontrolne weryfikują zgodność czasu jazdy i odpoczynku z obowiązującymi przepisami.
Istotne znaczenie ma również prawidłowe uzupełnienie wydruku oraz podpis kierowcy. W sytuacji sporządzenia wydruku w związku z zastosowaniem odstępstwa od norm czasu pracy kierowca powinien zamieścić na nim odręczny opis przyczyn odstępstwa.
Obowiązek posiadania i przechowywania wydruków
Obowiązki kierowcy
Podczas kontroli drogowej kierowca powinien posiadać przy sobie dane z tachografu obejmujące bieżący dzień oraz okres do 56 dni wstecz. Jeżeli w tym czasie sporządzono wydruki z tachografu, dokumenty te również muszą być dostępne do okazania organowi kontrolnemu. Brak dokumentacji lub jej niekompletność może zostać uznana za naruszenie przepisów dotyczących rejestracji czasu pracy kierowców.
Po upływie okresu 56 dni kierowca przekazuje wydruki pracodawcy w celu ich dalszego przechowywania i archiwizacji.
Obowiązki przedsiębiorstwa
Przedsiębiorstwo transportowe jest zobowiązane do przechowywania dokumentacji z tachografów w sposób umożliwiający jej identyfikację oraz udostępnienie organom kontrolnym. Dotyczy to zarówno danych cyfrowych, jak i wydruków sporządzanych przez kierowców. Dokumentacja ta powinna być przechowywana przez co najmniej 12 miesięcy, natomiast ewidencja czasu pracy kierowców – zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców – musi być archiwizowana przez 10 lat.
Dokumentacja ta obejmuje w szczególności:
- wydruki z tachografów,
- dane pobrane z kart kierowców,
- dane pobrane z tachografów cyfrowych.
Ewidencja czasu pracy – obowiązek 10-letniej archiwizacji
Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców pracodawca jest zobowiązany prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy kierowcy. Ewidencja ta służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z zatrudnieniem.
Może być ona prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
Dokumentacja ta musi być przechowywana przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy.
Oznacza to, że wydruki z tachografu w busach 3,5 t nie pełnią wyłącznie funkcji kontrolnej. Stanowią również element dokumentacji pracowniczej wykorzystywanej przy ustalaniu wynagrodzenia oraz świadczeń pracowniczych.
Najczęstsze błędy / ryzyka
Jednym z najczęstszych błędów jest brak podpisu kierowcy na wydruku sporządzonym w sytuacji awaryjnej lub podczas odstępstwa od norm czasu jazdy. W takiej sytuacji dokument może zostać zakwestionowany podczas kontroli.
Drugim problemem jest brak opisu przyczyn odstępstwa od norm czasu jazdy. Jeżeli kierowca przekroczy dopuszczalny czas jazdy, a na wydruku nie zostanie zamieszczone uzasadnienie, organ kontrolny może uznać to za naruszenie przepisów.
Kolejnym błędem jest nieprzekazywanie wydruków do przedsiębiorstwa transportowego. Brak dokumentacji w firmie może prowadzić do naruszenia obowiązków archiwizacyjnych i utrudnić prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy.
Podstawa prawna
- Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
- Rozporządzenie (UE) nr 165/2014 w sprawie tachografów w transporcie drogowym
- Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców
Oficjalne źródła:
https://eur-lex.europa.eu
https://isap.sejm.gov.pl
FAQ
Czy kierowca busa do 3,5 t musi mieć tachograf od 2026 roku?
Tak. Od 1 lipca 2026 r. tachografy będą obowiązkowe w pojazdach 2,5-3,5 t wykonujących transport międzynarodowy.
Kiedy należy zrobić wydruk z tachografu?
Wydruk wykonuje się w szczególności w przypadku awarii karty kierowcy, jej zagubienia lub zastosowania odstępstwa od norm czasu jazdy.
Ile dni dokumentacji musi mieć przy sobie kierowca podczas kontroli?
Podczas kontroli kierowca powinien posiadać dane dotyczące bieżącego dnia oraz okresu do 56 dni wstecz.
Jak długo firma transportowa musi przechowywać wydruki z tachografu?
Minimalny okres przechowywania wynosi 12 miesięcy, natomiast ewidencja czasu pracy kierowców musi być archiwizowana przez 10 lat.
Czy wydruk z tachografu musi być podpisany przez kierowcę?
Tak. W szczególności w przypadku odstępstw od norm czasu jazdy wydruk powinien zawierać odręczny opis sytuacji oraz podpis kierowcy.
Podsumowanie
Rozszerzenie obowiązku stosowania tachografów na pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej 2,5–3,5 t oznacza objęcie przewoźników wykonujących transport międzynarodowy pełnym reżimem przepisów dotyczących rejestracji czasu jazdy i odpoczynku kierowców. W praktyce dotyczy to nie tylko samego montażu tachografów, ale również prawidłowego prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy kierowców.
Jednym z elementów tej dokumentacji są wydruki z tachografu w busach 3,5 t, które w określonych sytuacjach zastępują zapis cyfrowy lub dokumentują odstępstwa od norm czasu jazdy. Dokumenty te mogą stanowić istotny dowód podczas kontroli drogowych oraz kontroli przedsiębiorstwa transportowego.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe jest więc wdrożenie procedur dotyczących wykonywania wydruków, przekazywania ich do przedsiębiorstwa oraz prawidłowej archiwizacji wraz z pozostałą dokumentacją czasu pracy kierowców.
Przed wejściem w życie nowych obowiązków warto zweryfikować, czy stosowane w przedsiębiorstwie procedury dotyczące obsługi tachografów, obiegu wydruków oraz archiwizacji danych są zgodne z obowiązującymi przepisami.
W bazie wiedzy KOBEN publikujemy również analizy dotyczące czasu pracy kierowców, kontroli ITD oraz praktycznych obowiązków przedsiębiorców transportowych wynikających z przepisów prawa krajowego i unijnego.
