Wysokie kary za zatrudnianie cudzoziemców bez dopełnienia formalności – co musi wiedzieć każde przedsiębiorstwo od 1 czerwca 2025?

Z dniem  1 czerwca 2025r. zmieniły się przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców, o których pisaliśmy tutaj . W chwili obecnej, zatrudnienie obywateli spoza Unii Europejskiej odbywa się na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa wprowadziła szereg istotnych zmian, o których należy pamiętać. W niniejszej artykule przedstawimy najważniejsze obowiązki związane z podjęciem pracy przez obywatela spoza UE oraz wskażemy, jakie mogą być nałożone kary za zatrudnianie cudzoziemców na podmiot, który nie dopełni formalności.

Zgodnie z nową ustawą, każdy kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny. Wysokość przedmiotowej kary została ściśle określona w przepisach i wynosi od 3000 zł do 50 000 zł. Również karze grzywny do 50 000 zł podlega podmiot, gdy doprowadza cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy za pomocą wprowadzenia cudzoziemca w błąd, wyzyskania błędu, wykorzystania zależności służbowej lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania.

Ustawodawca przewidział liczne obowiązki wynikające z zatrudnienia cudzoziemców, w tym między innymi obowiązek, który w przypadku oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemców wchodzi w życie już od 1 lipca br., zaś w przypadku zezwoleń o pracę będzie obowiązywał od 1 sierpnia br. W razie niespełnienia wymogów wynikających z ustawy, organy będą uprawnione do nakładania wysokich kar pieniężnych na przedsiębiorców.

Elektroniczny wniosek

Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie sprawy dotyczące zatrudniania cudzoziemców należy załatwić w formie online, przez portal Praca.gov.pl.

Dotyczy to między innymi:

• składania wniosków o zezwolenie na pracę
• zgłaszania oświadczeń o powierzeniu pracy
• przesyłania wymaganych dokumentów i załączników do wniosków.

 W sytuacji, gdy wniosek zostanie złożony w inny sposób pozostawia się go bez rozpoznania.

Obowiązek zawarcia umowy z cudzoziemcem

Zgodnie z wprowadzonymi już wcześniej zasadami,  powierzenie pracy cudzoziemcowi w większości przypadków wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. 

Jeżeli umowa, będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy przedstawia cudzoziemcowi treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowuje ją przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł. Niespełnienie tego obowiązku będzie wiązało się z nałożeniem kary grzywny od 1000 zł do 3000 zł.

Przesłanie umowy o pracę do organów

Przed rozpoczęciem pracy wymaganym jest przesłanie kopii umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Należy tego dokonać również za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl.

System teleinformatyczny zostanie dostosowany do nowego obowiązku od:

• 1 lipca 2025 roku – w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleniu na pracę sezonową
• 1 sierpnia 2025 roku – w przypadku zezwolenia na pracę.

A zatem, już od 1 lipca br. podmiot który zatrudnia obywatela spoza UE do pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi ma obowiązek przesłać kopie zawartej umowy do organów. W przypadku pracy wykonywanej na podstawie zezwolenia na pracę, taki obowiązek wejdzie w życie od 01 sierpnia br.

Co ważne, nieprzesłanie kopii umowy z cudzoziemcem do organu przed rozpoczęciem pracy, będzie wiązało się z karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 3000 zł

Powiadomienia o niepodjęciu, przerwaniu lub zakończeniu pracy

Na podstawie ustawy, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;
• cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące;
• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę

Ustawodawca przewidział karę grzywny w przypadku nie powiadomienia organów o w/w okolicznościach. Opiewać będzie ona na kwotę nie niższą niż 500 zł.

Brak potrzeby zmiany zezwolenia – ale obowiązek powiadomienia

Treść przepisów ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej określa przypadki kiedy zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane. Ma to miejsce w sytuacji, gdy:

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:

– podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,

– podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,

-pracodawcy użytkownika;

• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Niemniej jednak koniecznym jest, aby podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadomił organ, który wydał zezwolenie na pracę, o okolicznościach, o których mowa powyżej. W razie nie dopełnienia tego obowiązku, może zostać nałożona kara grzywny w wysokości nie niższej niż 500 zł.

Powiadomienie starosty przy oświadczeniu

Przepisy również nakładają określone obowiązki na polskie podmioty powierzające pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń. Taki podmiot ma obowiązek powiadamiać starostę, który dokonał wpisu, o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

Poza wskazanymi sytuacjami, polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek również powiadamiać starostę, który dokonał wpisu, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył pracę przed dniem zakończenia pracy określonym w tym oświadczeniu.

Natomiast, gdy podmiot nie dopełni powyższych obowiązków lub przekaże nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Podsumowanie – konsekwencje, terminy, kary za zatrudnianie cudzoziemców

Zmiana przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców nałożyła na przedsiębiorców szereg wymogów. Jednym z nowych obowiązków, który wchodzi w życie już od 1 lipca 2025r. jest konieczność przesyłania umowy zawartej z obywatelem spoza UE do organów. Wszystkich formalności należy w chwili obecnej dokonać online, na stronie praca.gov.pl., a ich niespełnienie może wiązać się z nałożeniem wysokich kar.

Kancelaria KOBEN pomaga przedsiębiorcom w zatrudnianiu cudzoziemców, udzielając niezbędnych porad prawnych i przekazując najnowsze informacje dotyczące zmian w przepisów. Jeżeli potrzebujesz wsparcia, napisz do nas.

📞 Skontaktuj się z nami

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)