Lista płac kierowcy, która jest niezgodna z ewidencją 

Dlaczego formalnie wszystko się zgadza, ale odpowiedzialność i tak spada na Ciebie?

Od lat przejmując obsługę przewoźników od innych firm rozliczających, widzimy powtarzający się schemat: ewidencja czasu pracy kierowców jest prowadzona, ale lista płac kierowcy odbiega od danych zapisanych na kartach kierowców.

Dlaczego? Bo firmy rozliczające czas pracy kierowców nie komunikują się z działem kadr i płac, a zewnętrzne biura kadrowo-płacowe nie znają specyfiki prawa transportowego. W rezultacie przewoźnicy płacą za usługę, która w praktyce nie chroni ich przed odpowiedzialnością podczas kontroli PIP czy ZUS.

Ten artykuł pokazuje dwa najczęstsze scenariusze, które prowadzą do poważnych błędów w rozliczeniach i wypłatach. Wyjaśnia też, dlaczego warto zlecić obsługę firmie, która realizuje cały proces — od tachografu po listę płac kierowcy — z własnym działem kadr i płac.

Masz rozliczenia? To dobrze. 

Ale jeśli lista płac kierowcy nie odzwierciedla ewidencji czasu pracy – 
Twoja firma narażona jest na błędy, roszczenia i kary. 

Wielu przewoźników zakłada, że skoro mają podpisaną umowę na rozliczanie czasu pracy kierowców, to wszystko jest pod kontrolą. 

Ale w praktyce bardzo często spotykamy sytuację, w której: 

• ewidencja jest przygotowana poprawnie, 

• lista płac jest naliczona… „jakoś”, 

• a dokumentacja w całości nie wytrzymuje kontroli PIP, ZUS ani sądu pracy. 

Największy problem? 
Brak powiązania między rozliczeniem czasu pracy a wynagrodzeniem. 
Inaczej mówiąc: lista płac kierowcy żyje własnym życiem. 

❌ Przypadek 1: Rozliczenia i kadry działają osobno

Często spotykany model: 

• Firma rozliczająca przekazuje dane w Excelu lub PDF, 

• Kadrowa lub biuro rachunkowe przepisuje tylko część danych, 

• Brakuje wiedzy o prawidłowym sposobie naliczania dodatków, ryczałtów czy pracy w porze nocnej oraz zastosowania dozwolonych przez przepisy składników obniżających podstawy oskładkowania i opodatkowania. 

Efekt? Na liście płac: 

• nie ma wszystkich składników zmiennych, 

• dieta wirtualna potraktowana jako „nagroda”, 

• płaca minimalna w UE pominięta lub źle ujęta, 

• brak spójności z umowami o pracę i regulaminami pracy i wynagradzania. 

⚠️ W świetle przepisów prawa pracy i kontroli PIP — to poważne naruszenie, które może skutkować karami lub roszczeniami ze strony pracowników.

❌ Przypadek 2: Przewoźnik próbuje sam scalać dane od różnych dostawców

Druga wersja problemu: 
Przewoźnik otrzymuje ewidencję, ale samodzielnie lub z pomocą niewyspecjalizowanego partnera kadrowego przygotowuje listy płac. I znów — rozdzielenie wiedzy od działania skutkuje błędami. 

KONKRETNY PRZYKŁAD: Nie naliczano wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników 

Podczas jednej z analiz przejęcia klienta, zespół KOBEN odkrył, że: 

• wynagrodzenie urlopowe kierowców naliczano wyłącznie na podstawie pensji zasadniczej, 

• całkowicie pomijano składniki zmienne, takie jak dodatki za porę nocną, nadgodziny czy płacę minimalną w UE. 

Dla kierowcy oznaczało to niższe wypłaty za czas urlopu, a dla firmy — ryzyko: 

• sporów sądowych, 

• wyrównania wypłat + odsetki, 

• odpowiedzialności przed PIP. 

To realny koszt wynikający z prostego, ale bardzo powszechnego błędu: 
listy płac przygotowuje kadrowa, która nie zna zasad wynagradzania kierowców w transporcie. 

W wielu biurach rachunkowych rozliczających różne branże, zatrudniona jest kadrowa obsługująca wszystkich pracowników w identyczny sposób – bez uwzględnienia specyfiki transportu. A ta znacząco różni się od standardowych etatów: 

• inne zasady ewidencji, 
• inne składniki wynagrodzenia, 
• obowiązek uwzględniania płacy minimalnej w krajach UE, 
• ryczałty, dodatki nocne, odbiór nadgodzin, 
• i szczególne wymogi dokumentacyjne. 

Bez tej wiedzy — nawet poprawna ewidencja czasu pracy kierowcy traci wartość, bo lista płac nie oddaje rzeczywistości. A to przekłada się na błędne wypłaty, ryzyko kontroli i możliwe roszczenia pracownicze. 

Odpowiedzialność zawsze spada na pracodawcę. 

Zgodnie z Kodeksem pracy i ustawą o czasie pracy kierowców: 

• pracodawca ewidencjonuje czas pracy, 
• rozlicza i wypłaca wynagrodzenie, 
• musi zapewnić zgodność z regulaminem oraz przepisami krajowymi i unijnymi. 

Brak spójności między dokumentami — to nie problem kadrowej. 
To formalna nieprawidłowość, za którą odpowiada przewoźnik. 

Jak działa KOBEN – i dlaczego to ma znaczenie?

W KOBEN proces rozliczania nie kończy się na tabelce z godzinami. 

Przygotowujemy pełny pakiet: 

• ewidencję czasu pracy kierowcy, 
• naliczenie dodatków, ryczałtów, płacy minimalnej UE, 
• gotową listę płac, którą możesz przekazać do biura księgowego, 
• dokumentację zgodną z regulaminem i wymogami PIP. 

Jeden zespół – pełna odpowiedzialność. 
Bez niedopowiedzeń. Bez przerzucania winy. Bez strat. 

Masz rozliczenia? Świetnie. 

Ale czy Twoje listy płac kierowców rzeczywiście są poprawne? 

Jeśli nie masz pewności — warto to sprawdzić zanim służby kontrolne czy sąd zrobi to za Ciebie. 

Zamów bezpłatną analizę dokumentacji – tylko do 31 grudnia 2025 

Podpisując nową umowę w ramach promocji, otrzymasz: 
✔ analizę Twojej aktualnej umowy z firmą rozliczającą, 
✔ wskazanie braków lub nieprawidłowości, 
✔ pakiet usług prawnych KOBEN o wartości pierwszej faktury – GRATIS. 

🔗 Zamów audyt → 

Nie czekaj, aż pojawi się problem. 
Lepiej go wyprzedzić – z KOBEN. 

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)