Problemy z ITD lub PIP mogą spotkać każdego przewoźnika – niezależnie od wielkości firmy czy doświadczenia. Kontrole drogowe i w przedsiębiorstwie to realne ryzyko kar finansowych czy odebrania licencji. Dowiedz się, jak wygląda proces kontroli oraz co możesz zrobić, by skutecznie bronić swoich interesów i zminimalizować zagrożenia.
Typowe trudności przewoźników
Nieodzownym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej jest bieżący kontakt z urzędami celem składania stosownych wniosków czy sprawozdań. Z uwagi na zaostrzone wymogi prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego, kontakt przewoźnika z urzędami jest dużo częstszy niż w przypadku innych przedsiębiorców. Można tutaj wskazać m.in. urzędy komunikacji, urzędy skarbowe, ZUS. W zakresie natomiast kontroli i postępowań wszczynanych w wyniku przeprowadzonych kontroli przewoźnicy mają styczność z ITD i PIP.
Kontakt z organami krok po kroku
Zdarza się, że ITD lub PIP są adresatami korespondencji wysyłanej do tych organów celem legalizacji niektórych działań przewoźnika (np. zawiadomienie PIP o stosowaniu 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego) albo celem uzyskania odpowiedniej decyzji (np. wniosek do GITD o wydanie licencji wspólnotowej). Jednak najczęściej konieczność kontaktu z ITD lub PIP występuje w wyniku rozpoczętych kontroli.
Kontrola ze strony ITD może zostać wszczęta bez zapowiedzi już na drodze poprzez zatrzymanie pojazdu, którym wykonywany jest przewóz. Kontrola może mieć charakter profilaktyczny lub może być spowodowana dostrzeżonym naruszeniem. W trakcie kontroli na drodze inspektor ITD najczęściej sprawdza dokumentację przedsiębiorstwa (np. wypis z licencji), dokumentację dotyczącą pracownika (np. dane z karty kierowcy, prawo jazdy) czy też dokumentację dotyczącą pojazdu (np. dowód rejestracyjny pojazdu). Jeżeli w wyniku przeprowadzonych czynności zostaną wykryte naruszenia, znajdą się one w protokole kontroli.
„Kontrola ITD może rozpocząć się nagle – nawet na drodze. Inspektorzy sprawdzają dokumenty pojazdu, kierowcy i przedsiębiorstwa. Jeśli wykryją naruszenia, sporządzają protokół, który może być podstawą do wszczęcia postępowania administracyjnego.”
Następnym krokiem wówczas jest wszczęcie postępowania przez ITD i wezwanie przewoźnika do złożenia wyjaśnień. Od treści wyjaśnień będzie zależało czy postępowanie zakończy się decyzją pozytywną czy negatywną dla przewoźnika. Od decyzji ITD w terminie 14 dni można wnieść odwołanie do GITD. Natomiast od decyzji GITD działającego jako organ II instancji w terminie 30 dni można skierować sprawę na drogę postępowania sądowo administracyjnego, które również jest dwuinstancyjne. Zdarza się, ze kontrolę na drodze prowadzą inne organy, tj. Straż Graniczna albo Służba Celno-Skarbowa.
ITD może także przeprowadzać kontrolę w przedsiębiorstwie. Również wówczas kontrola może mieć charakter profilaktyczny lub może być spowodowana stwierdzonymi naruszeniami. Kontrola w przedsiębiorstwie jest poprzedzona zawiadomieniem i obejmuje szerszy zakres dokumentacji niż kontrola na drodze. Dla przykładu na drodze organy mogą żądać danych z karty kierowcy obejmujących 56 dni wstecz, a w przypadku kontroli w przedsiębiorstwie – do roku czasu wstecz.
Również czas trwania kontroli w przedsiębiorstwie jest dłuższy niż w przypadku kontroli na drodze. Dokumentację można przedstawić organowi w siedzibie przedsiębiorstwa lub dostarczyć do siedziby organu. W przypadku stwierdzenia naruszeń organ działa podobnie, jak w przypadku kontroli na drodze: wzywa do złożenia wyjaśnień, a później wydaje decyzję, od której zwykle przysługuje odwołanie. Następnie można skierować sprawę na drogę postępowania sądowo administracyjnego.
Najpoważniejszym rodzajem kontroli w przedsiębiorstwie jest kontrola zmierzająca do badania dobrej reputacji. Zwykle jest ona wszczynana w przypadku stwierdzenia bardzo poważnych albo najpoważniejszych naruszeń. Kontrola może zakończyć się decyzją o utracie dobrej reputacji, co skutkuje odebraniem przewoźnikowi licencji transportowej.
Nie inaczej działa PIP. Organ ten nie prowadzi kontroli na drodze. Prowadzi kontrole w przedsiębiorstwie. Kontrola może mieć charakter profilaktyczny albo może być kontrolą „z donosu” najczęściej pracownika lub byłego pracownika. W trakcie kontroli organ skupia się na analizie legalności zatrudnienia wybranych pracowników, a także na weryfikacji czy przewoźnik przestrzega praw pracowników zastrzeżonych w przepisach wewnątrzzakładowych oraz powszechnie obowiązujących. Kontrolą mogą być także objęte osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, jednak wówczas zakres kontroli jest dużo węższy niż w przypadku pracowników. PIP sprawdza czy nie dochodzi do „ukrytych stosunków pracy” oraz czy wypłacone wynagrodzenie nie jest niższe niż godzinowa płaca minimalna.
Po przeprowadzeniu kontroli inspektor sporządza protokół i może wydać nakaz lub wystąpienie. Zalecenia wynikające z nakazu lub wystąpienia należy wdrożyć w zakreślonym terminie i zasygnalizować ten fakt inspektorowi. W wyniku kontroli inspektor może także nałożyć grzywnę w wysokości od 1000 do 30 000 zł za każde wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Nie zawsze jednak inspektorzy korzystają z tego uprawnienia. Dużo zależy od sytuacji przewoźnika i jego zachowania przed i w trakcie kontroli. Od decyzji inspektora przysługuje w terminie 7 dni odwołanie. W dalszej perspektywie istnieje także możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego lub sądowo administracyjnego. Dalsza droga postępowania zależna jest jednak od środków, jakie zostały zastosowane lub orzeczone.
Reprezentacja przewoźnika w praktyce
W trakcie kontroli ITD/PIP niezwykle istotna jest należyta reprezentacja przewoźnika już od pierwszych czynności kontrolnych. W trakcie kontroli drogowej warto, aby z inspektorem rozmawiał nie tylko kierowca, ale również osoba zorientowana w prawie transportowym i sytuacji przedsiębiorstwa. Od tego może zależeć czy zostaną okazane wszystkie niezbędne dokumenty, co pozwoli szybko i sprawnie przejść przez kontrolę bez stwierdzenia naruszeń i tym samym zaoszczędzić przewoźnikowi problemów na przyszłość.
To samo dotyczy kontroli w przedsiębiorstwie czy to ze strony ITD czy PIP. Równie sporządzając wyjaśnienia czy środki odwoławcze od decyzji organów warto korzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w prawie transportowym, aby w należyty sposób wyeksponować swoje argumenty i niejednokrotnie zmaksymalizować szanse na pozytywne zakończenie postępowania. To samo dotyczy przygotowania odpowiedzi na nakaz lub wystąpienie PIP. Warto także zadbać o wsparcie w realizacji zaleceń pokontrolnych PIP wyrażonych w nakazie lub wystąpieniu.
„Reprezentacja przewoźnika to kompleksowe wsparcie prawne: udział w kontrolach, przygotowanie pism, odwołań i skarg, a także reprezentacja przed sądami. Kancelaria Transportowa KOBEN opracowuje indywidualną strategię działania, dostosowaną do charakteru sprawy i specyfiki Twojej firmy.”
Dalsze kroki w ramach postępowań odwoławczych powodują, że z każdym kolejnym etapem postępowania pisma są coraz bardziej skomplikowane. W przypadku niektórych środków odwoławczych reprezentowanie strony przez pełnomocnika jest wręcz obowiązkowe (przymus adwokacko-radcowski). Mając na uwadze, że jeden mały formalny błąd wystarczy, aby przegrać sprawę, w której merytorycznie przewoźnik ma rację – warto skorzystać z pomocy profesjonalnego prawnika nawet jeżeli nie jest to obligatoryjne w danym przypadku. Wówczas przewoźnik zyskuje pewność, że jego sprawa zostanie poprowadzona tak jak należy, przez osobę, która dysponuje odpowiednimi kompetencjami i doświadczeniem w tym zakresie.
Pomoc KOBEN w Twojej sprawie
Należy przypomnieć, że KOBEN to także grupa wyspecjalizowanych prawników, adwokatów, radców prawnych, którzy na co dzień pomagają przewoźnikom w rozwiązywaniu ich problemów pojawiających się w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Prowadzenie i reprezentacja klientów podczas kontroli jest naszą codziennością. Na naszym koncie jest wiele sukcesów zwłaszcza w zakresie tych najpoważniejszych spraw – dotyczących badania dobrej reputacji.
Jak działamy? Mimo powtarzalności spraw, każdą sprawę traktujemy indywidualnie. Prowadzimy przewoźników przez kontrolę nieraz już od pierwszych chwil jej trwania zapewniając np. wsparcie na drodze dla kontrolowanych kierowców. Pomagamy w przygotowaniu pism i w kontaktach z organami. Bazujemy na naszym wieloletnim doświadczeniu w kontaktach z ITD i PIP. Obmyślamy odpowiednią taktykę działania oceniając czy na danym etapie sprawy warto reprezentować klienta jako oficjalny pełnomocnik, czy lepiej może zapewnić jedynie wsparcie merytoryczne. Dzięki temu optymalizujemy także koszty reprezentacji i redukujemy zbędne wydatki przewoźników na obsługę prawną.
Podsumowanie i dalsze działania
Kontrola prowadzona przez PIP i ITD to duże wyzwanie dla każdego przewoźnika. Warto zatem zadbać o odpowiednią reprezentację w trakcie trwania kontroli aby zmaksymalizować szanse na pozytywne zakończenie kontroli. Kancelaria Transportowa KOBEN to zespół ekspertów, który Ci w tym pomoże. Już od pierwszych czynności kontrolnych nie wahaj się i skontaktuj się z nami. Im wcześniej przystąpimy do sprawy, tym efektywniejsza może być nasza pomoc.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym różni się kontrola ITD na drodze od kontroli w przedsiębiorstwie?
Kontrola ITD na drodze ma charakter doraźny i skupia się głównie na weryfikacji dokumentów kierowcy, pojazdu oraz podstawowych dokumentów przewozowych. Z kolei kontrola w przedsiębiorstwie jest bardziej kompleksowa – obejmuje szerszy zakres dokumentacji (nawet do roku wstecz) i ma więcej czasu na szczegółową analizę.
Czy muszę osobiście odpowiadać na wezwania ITD i PIP?
Nie zawsze jest to konieczne. W wielu przypadkach odpowiedzi można przekazać na piśmie lub za pośrednictwem pełnomocnika. Reprezentowanie przez profesjonalnego pełnomocnika może znacznie zwiększyć szanse na korzystne rozstrzygnięcie sprawy.
Jak długo trwa kontrola ITD lub PIP?
Kontrola ITD na drodze zazwyczaj trwa od kilkunastu minut do kilku godzin, w zależności od złożoności sprawy. Kontrola w przedsiębiorstwie – zarówno ITD, jak i PIP – może trwać kilka dni, a nawet tygodni, jeśli obejmuje szeroki zakres dokumentacji.
Czy mogę odwołać się od decyzji ITD lub PIP?
Tak. Od decyzji ITD można wnieść odwołanie do Głównego Inspektora Transportu Drogowego (GITD) w terminie 14 dni. Od decyzji GITD przysługuje skarga do sądu administracyjnego. W przypadku PIP odwołanie można złożyć w terminie 7 dni, a w dalszej kolejności – skierować sprawę do sądu.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika w czasie kontroli?
Najlepiej już od samego początku – nawet przed kontrolą, aby odpowiednio się przygotować. Profesjonalna reprezentacja minimalizuje ryzyko popełnienia błędów formalnych i pozwala lepiej chronić interesy przewoźnika.
Na czym polega reprezentacja przewoźnika przez kancelarię transportową?
Reprezentacja przewoźnika to kompleksowe wsparcie prawne: udział w kontrolach, przygotowanie pism, odwołań i skarg, a także reprezentacja przed sądami. Kancelaria Transportowa KOBEN opracowuje indywidualną strategię działania, dostosowaną do charakteru sprawy i specyfiki Twojej firmy.
Adwokat, doktor nauk prawnych od wielu lat współpracujący z Kancelarią Transportową KOBEN i pomagający przedsiębiorcom z branży TSL w rozwiązywaniu wszelkich problemów prawnych powstałych podczas prowadzenia działalności gospodarczej, adiunkt w Instytucie Nauk Prawnych Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Opolskiego, autor licznych opracowań naukowych, prelegent konferencji ogólnokrajowych, recenzent czasopism punktowanych z listy Ministra Nauki.
