System IMI przestał być martwym narzędziem administracyjnym – dziś to realne ryzyko kontroli dla firm transportowych działających w Unii Europejskiej. Przewoźnicy, którzy zgłaszają kierowców do pracy za granicą, coraz częściej spotykają się z żądaniami administracji innych państw o przekazanie szczegółowej dokumentacji kadrowo-płacowej. Brak odpowiedzi lub błędne zgłoszenie mogą skutkować wysokimi sankcjami.
W tym artykule – opartym na praktyce Kancelarii KOBEN oraz webinarze z marca 2025 r. – omawiamy, jak przygotować się na kontrolę IMI, jakie dokumenty są niezbędne i jakie błędy są najczęstsze.
System IMI – istota i rola w egzekwowaniu prawa Unii Europejskiej
System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (IMI) to narzędzie zaprojektowane przez Komisję Europejską w celu usprawnienia komunikacji między administracjami państw członkowskich. W kontekście transportu drogowego służy głównie do nadzorowania przestrzegania przepisów dotyczących delegowania kierowców oraz przestrzegania warunków zatrudnienia i wynagrodzenia.
System IMI pozwala na to, by organy z krajów takich jak Francja, Niemcy czy Węgry mogły w prosty sposób występować do polskich przewoźników z żądaniem przedstawienia dokumentów. Od 2022 roku wnioski te stały się codziennością – kancelaria KOBEN notuje średnio od 5 do 10 postępowań tygodniowo.
Delegowanie kierowców a obowiązek zgłoszenia – analiza przypadków
Nie każdy kierowca międzynarodowy podlega obowiązkowi zgłoszenia w IMI. Zgłoszenie dotyczy wyłącznie tych przewozów, które mają charakter delegowania pracownika w rozumieniu Dyrektywy 96/71/WE oraz 2020/1057:
- Kabotaż, czyli przewóz wewnątrz jednego państwa członkowskiego przez przewoźnika z innego kraju.
- Cross-trade – czyli przewozy między państwami innymi niż państwo siedziby przewoźnika.
Nie wymaga zgłoszenia:
- Przejazd tranzytowy, bez rozładunku ani załadunku.
- Przewóz bilateralny – z kraju siedziby do innego państwa i z powrotem.
- Odcinki drogowe przewozów kombinowanych, jeśli są dwustronne.
Błąd polegający na zgłoszeniu kierowcy do kraju, do którego w rzeczywistości nie wjechał, może skutkować wszczęciem kontroli, koniecznością udowodnienia trasy. Brak odpowiedzi na wezwanie może skutkować przekazaniem sprawy do instytucji łącznikowej (PIP) z wnioskiem o kontrolę stanu rzeczywistego co może zakończyć się karą finansową.
Kontrole IMI – przebieg i co faktycznie sprawdzają organy?
Organy kontrolne mają uprawnienie do:
- wystąpienia z żądaniem udostępnienia dokumentów przez system IMI (maksymalny czas odpowiedzi: 8 tygodni),
- żądania wyjaśnień w przypadku niezgodności (np. z czasu pracy),
- przekazania sprawy do władz kraju siedziby przewoźnika, jeżeli odpowiedź nie zostanie złożona lub jest niewystarczająca.
Kontrola nie ogranicza się do danych z systemu IMI. W praktyce władze wymagają:
- listy płac kierowcy i ewidencji czasu pracy z oznaczeniem liczby godzin przepracowanych w danym kraju,
- potwierdzenia wypłaty dodatków zgodnych z lokalną płacą minimalną,
- danych z tachografów, a w przypadku busów – tzw. „kontrollbuch’ów”,
- umowy o pracę, zaświadczeń A1, listów przewozowych.
„Wbrew pozorom, to nie sama kontrola jest największym problemem, lecz brak odpowiedniego przygotowania do niej. Każdy przewoźnik, który deleguje kierowców za granicę, powinien posiadać gotową, uporządkowaną dokumentację kadrową, którą może przesłać natychmiast po otrzymaniu zapytania. Opóźnienia i błędy mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, lecz także osłabieniem pozycji przedsiębiorstwa w oczach kontrahentów i organów kontrolnych.”
— Krzysztof Nowakowski, ekspert Kancelarii KOBEN
Praktyka kontroli – doświadczenia Kancelarii KOBEN
🔎 Dania:
Władze losowo typują kierowców z bazy IMI. Termin odpowiedzi: 4 tygodnie. Wymagane m.in.: dowody rejestracyjne, listy płac, umowy, ewidencja aktywności.
🔎 Francja:
Kontrola po interwencji drogowej – konieczne wyjaśnienia naruszeń czasu pracy, potwierdzenia wypłat, zaświadczenia A1.
🔎 Węgry:
Kontrola drogowa. Kara 4.170 zł za brak zgłoszenia. Kierowca na umowie zlecenia – konieczne było wykazanie stosunku pracy zgodnego z wymogami IMI.
Rekomendacje i działania prewencyjne
Kancelaria KOBEN rekomenduje:
- Używaj wyłącznie krajów faktycznego delegowania w systemie IMI.
- Zarchiwizuj wszystkie dokumenty.
- Twórz zestawienie godzin pracy kierowcy z podziałem na kraje – to jeden z najczęściej kontrolowanych dokumentów.
- Przechowuj potwierdzenia wypłat dodatków oraz sposoby ich wyliczenia – brak opodatkowania może zostać zakwestionowany.
- Prowadź regularny audyt zgłoszeń i dokumentów – np. raz na kwartał.
Podstawy prawne:
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r. ustanawiająca przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego oraz zmieniająca dyrektywę 2006/22/WE w odniesieniu do wymogów w zakresie egzekwowania przepisów oraz rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (Dz. U. UE. L. z 2020 r. Nr 249, str. 49).
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1072/2009 z dnia 21 października 2009 r. dotyczące wspólnych zasad dostępu do rynku międzynarodowych przewozów drogowych (Dz. U. UE. L. z 2009 r. Nr 300, str. 72 z późn. zm.).
- Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE. L. z 1997 r. Nr 18, str. 1 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1055 z dnia 15 lipca 2020 r. zmieniające rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, (WE) nr 1072/2009 i (UE) nr 1024/2012 w celu dostosowania ich do zmian w transporcie drogowym (Dz. U. UE. L. z 2020 r. Nr 249, str. 17).
- Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1539 z późn. zm.).
FAQ – odpowiedzi na najczęstsze pytania
Kiedy muszę zgłosić kierowcę do systemu IMI?
Zgłoszenie do systemu IMI jest wymagane, gdy kierowca wykonuje przewóz kabotażowy, cross-trade lub inny przewóz międzynarodowy, który spełnia definicję delegowania pracownika w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE. Nie ma obowiązku zgłaszania w przypadku przewozów bilateralnych (dwustronnych), tranzytu oraz niektórych przewozów kombinowanych, jeżeli mają one charakter dwustronny.
Czy kierowca zatrudniony na umowę zlecenie również podlega zgłoszeniu do IMI?
Tak, jeśli spełnia warunki delegowania – w tym pracuje pod kierownictwem przewoźnika, wykonuje obowiązki na jego rachunek i w ramach świadczenia usług na rzecz odbiorcy z innego państwa członkowskiego. Nie ma znaczenia, czy zatrudnienie odbywa się na podstawie umowy o pracę czy cywilnoprawnej – liczy się charakter delegowania.
Jakie dokumenty mogą być wymagane podczas kontroli IMI?
Najczęściej żądane dokumenty to:
– umowa o pracę lub umowa zlecenie,
– zaświadczenia A1 i zgłoszenie IMI,
– lista płac z wyszczególnieniem kraju wykonywania pracy,
– dowody wypłaty wynagrodzenia i dodatków,
– ewidencja czasu pracy,
– dane z tachografów lub kontrollbuch’y (dla busów),
– dokumenty przewozowe (CMR, zlecenia transportowe).
Wszystkie dokumenty powinny być zarchiwizowane i gotowe do przesłania w terminie do 8 tygodni od dnia otrzymania zapytania w systemie IMI.
Czy muszę odpowiadać na każde zapytanie z systemu IMI?
Tak. Każde zapytanie w systemie IMI stanowi formalny wniosek organu administracji publicznej jednego z państw UE. Brak odpowiedzi jest równoznaczny z brakiem współpracy z organami administracyjnymi i może prowadzić do eskalacji sprawy – włącznie z przekazaniem jej do organów kontrolnych w kraju siedziby firmy.
Czy kontrola IMI może doprowadzić do kontroli w Polsce?
Tak, w przypadku gdy przewoźnik nie odpowie na zapytanie lub nie dostarczy pełnej dokumentacji, państwo członkowskie może zwrócić się do polskich władz – np. Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS lub Inspekcji Transportu Drogowego – z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli u przewoźnika. Jest to coraz częściej stosowana praktyka.
