ZUS na tropie nieprawidłowości w transporcie
W 2025 roku obserwujemy wyraźny wzrost liczby kontroli przeprowadzanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w firmach transportu drogowego. ZUS koncentruje się na analizie rozliczeń wynagrodzeń kierowców, w tym poprawności ustalania podstawy wymiaru składek z uwzględnieniem tzw. diet wirtualnych.
Z perspektywy przewoźnika oznacza to konieczność zadbania o spójność pomiędzy listami płac, przelewami na konta kierowców, zapisami z tachografów oraz dokumentacją dotyczącą delegowania kierowców.
Czym są diety wirtualne i gdzie leży ryzyko?
Dieta wirtualna to pojęcie techniczne, które służy wyłącznie do celów kalkulacyjnych – nie jest świadczeniem wypłacanym kierowcy ani składnikiem wynagrodzenia.
Wprowadzenie Pakietu Mobilności oraz art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców wymusiło nowe podejście do wyliczania wynagrodzenia za pracę kierowcy delegowanego do państw UE. W tym kontekście dieta wirtualna służy do obliczenia, jaka część wynagrodzenia może zostać uznana za wolną od składek i podatku – analogicznie do wcześniejszego mechanizmu zaliczania diet z podróży służbowych.
W praktyce:
- nie jest wypłacana kierowcy,
- nie figuruje na liście płac,
- nie stanowi dodatku do pensji,
- stanowi jedynie element kalkulacji, który może pomniejszać podstawę wymiaru składek w określonych warunkach.
Ryzyko pojawia się wtedy, gdy:
- firma traktuje dietę wirtualną jako realne świadczenie,
- nie posiada dokumentacji potwierdzającej rzeczywisty pobyt kierowcy za granicą,
- rozliczenia nie uwzględniają przepisów o delegowaniu.
👉 Szczegóły w naszym artykule: Wirtualna dieta kierowcy – czym jest i jak działa
Poprawne sporządzanie list płac kierowcy – fundament bezpieczeństwa
Poprawne sporządzanie list płac kierowcy to obecnie jedno z najważniejszych zadań kadrowo-płacowych w firmach transportowych. Lista płac musi jasno rozdzielać:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- dodatki za pracę nocną, nadgodziny, dyżury,
- elementy podlegające oskładkowaniu,
- oraz kalkulacyjnie wykazaną wartość „diety wirtualnej” (poza listą płac).
Niepoprawne rozliczenie, np. wykazanie „diety wirtualnej” jako świadczenia wypłacanego pracownikowi, może skutkować koniecznością korygowania deklaracji ZUS i sporymi dopłatami.
👉 Jak to zrobić dobrze? Sprawdź nasz poradnik:
Lista płac kierowcy – jak ją poprawnie sporządzić?
Jak przygotować się na kontrolę ZUS?
Kontrola może objąć okres nawet do 5 lat wstecz. Aby się zabezpieczyć:
- Przeanalizuj dokumentację płacową – szczególnie listy płac i przelewy.
- Zweryfikuj, czy dieta wirtualna została wykazana jedynie w kalkulacji i nie figuruje jako wypłata.
- Upewnij się, że dokumentacja tras, czasów pracy i miejsc wykonywania pracy jest spójna z rozliczeniem delegowania.
ZUS oczekuje precyzji. Brak danych lub niespójności mogą skutkować korektą podstawy wymiaru składek i żądaniem dopłat.
Procedury i dobre praktyki
Wdrożenie jasnych procedur pozwala zminimalizować ryzyko:
- przygotuj listy płac kierowców zgodne z obowiązującymi przepisami,
- stosuj systemy automatyzujące rozliczenia (np. telematyka, programy kadrowo-płacowe),
- szkol kadry HR i księgowe z zakresu Pakietu Mobilności i ustawy o czasie pracy kierowców,
- prowadź regularne audyty dokumentacji rozliczeniowej.
W KOBEN pomagamy wdrażać procedury zgodności, które są skrojone pod realia pracy w transporcie drogowym.
Wsparcie KOBEN w audytach i wdrożeniach
Zespół ekspertów KOBEN łączy kompetencje prawnicze i praktyczną znajomość branży TSL. Oferujemy:
- audyty poprawności rozliczeń kierowców,
- przygotowanie firmy do kontroli ZUS,
- optymalizację rozwiązań kadrowo-płacowych w zgodzie z Pakietem Mobilności.
Chcesz działać prewencyjnie i uniknąć kosztownych korekt? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy bezpieczne rozwiązania.
Podsumowanie
ZUS nie odpuszcza – kontrole są coraz bardziej szczegółowe. Niewiedza w zakresie poprawnego rozliczania kierowców i stosowania diet wirtualnych może słono kosztować.
Dlatego zachęcamy – zadbaj już dziś o poprawne sporządzanie list płac kierowcy. Dobrze prowadzona dokumentacja i przemyślana procedura rozliczeń to najlepsza ochrona przed ryzykiem.
👉 Zacznij od konkretu:
Lista płac kierowcy – praktyczny przewodnik KOBEN
Najczęściej pojawiające się pytania (FAQ)
Czy dieta wirtualna to dodatkowa wypłata dla kierowcy?
Nie. Dieta wirtualna to element kalkulacyjny wykorzystywany przy wyliczaniu wynagrodzenia przy delegowaniu. Nie jest wypłacana, nie figuruje na liście płac i nie stanowi realnego świadczenia.
Czy muszę ją wykazywać na liście płac?
Nie. Pojawienie się diety wirtualnej na liście płac to jeden z najczęstszych błędów — może prowadzić do zakwestionowania jej przez ZUS jako składnika wynagrodzenia.
Jakie dokumenty musi mieć firma, żeby bronić się przed ZUS-em?
Ewidencja czasu pracy, trasy, dane z tachografu i GPS, kompletna dokumentacja delegowania, spójna z wyliczeniami wynagrodzenia.
Co sprawdza ZUS podczas kontroli firm transportowych?
Zgodność listy płac z przelewami, rzeczywiste miejsce wykonywania pracy kierowcy, prawidłowość rozliczeń delegowania i stosowanie przepisów Pakietu Mobilności.
