Obowiązek złożenia oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych, w tym o liczbie kierowców oraz o średniej arytmetycznej liczby kierowców za rok poprzedni – wszystko co musisz wiedzieć.

W 2025 roku przewoźnicy drogowi znów staną przed koniecznością składania oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych i średniej liczbie kierowców. To obowiązek, który może wydawać się skomplikowany, ale dobrze przygotowany przewoźnik poradzi sobie z nim bez problemu. Dowiedz się, kto musi złożyć dokumenty, jak obliczyć średnią arytmetyczną oraz jakie są konsekwencje zaniedbania tego obowiązku. Sprawdź praktyczne wskazówki i uniknij niepotrzebnych sankcji!

Obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów posiadających zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a informację za rok poprzedni należy złożyć do dnia 31 marca roku następnego.

Czym jest oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych i średniej liczbie kierowców?

Zgodnie z brzmieniem artykułu 7a ust. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, dalej także: u.t.d.), po uzyskaniu zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego przedsiębiorca przedkłada corocznie organowi, o którym mowa w art. 7 ust. 2, w terminie do dnia 31 marca roku następnego:

1)           oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych, w tym osób, o których mowa w pkt 2, na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, bez względu na formę zatrudnienia;

2)           informację o średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych, bez względu na formę zatrudnienia, wykonujących operacje transportowe w roku poprzedzającym obowiązek złożenia informacji.

Niezgłoszenie danych sankcjonowane jest karą w kwocie 800 złotych (lp. 1.5 załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym).

Kto jest zobowiązany do złożenia oświadczenia?

Wyjaśnić należy, iż obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców, którzy nie są przewoźnikami
i wykonują wyłącznie przewozy drogowe na potrzeby własne (jako działalność uboczną w stosunku do głównego przedmiotu działalności gospodarczej danego przedsiębiorcy). Jeżeli dany przedsiębiorca dysponuje zatem wyłącznie zaświadczeniem o przewozach drogowych na potrzeby własne,
a jednocześnie nie posiada zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, to nie musi składać oświadczenia.

Do kogo i w jaki sposób złożyć oświadczenie?

Oświadczenie składamy do organu, który wydał przedsiębiorcy zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jest nim najczęściej GITD (kiedy wniosek o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego był składany jednocześnie z wnioskiem o udzielenie międzynarodowej licencji transportowej). Kiedy przewoźnik najpierw występował do Starosty o udzielenie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a następnie złożył wniosek o udzielenie licencji międzynarodowej do GITD – to oświadczenie należy złożyć do Starostwa (lub Urzędu Miasta).

Jeśli adresatem oświadczenia jest GITD (zezwolenie wydane przez GITD, nie zostało przekazane do Starostwa) wniosek należy złożyć poprzez dedykowany formularz za pomocą platformy ePUAP. Wniosek znajduje się pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/motoryzacja-i-transport/ewidencje-i-transport-miedzynarodowy/oswiadczenie-przedsiebiorcy-o-liczbie-osob-zatrudnionych-w-przedsiebiorstwie-kreptd-  Przy wypełnianiu formularza ePUAP należy wskazać, że dane dotyczą roku 2024 (wybrać z listy rozwijalnej rok 2024) oraz podpisać oświadczenie podpisem elektronicznym na platformie ePUAP.

Oświadczenie można też złożyć w formie papierowej. Dostępne jest ono do pobrania na stronie https://www.gov.pl/web/gitd/informacja-12024 .

Jeśli oświadczenie składane jest do Starostwa (Urzędu Miasta), stosownego wzoru oświadczenia należy poszukiwać na stronie internetowej danego Starostwa. Jeśli dany organ nie umożliwia przesłania oświadczenia w formie elektronicznej, to oświadczenie należy wydrukować, podpisać i przekazać go do Urzędu osobiście lub wysłać listem poleconym na adres korespondencyjny organu.

Na podstawie art. 57 § 5 pkt. 1 i 2 k.p.a. do zachowania terminu wskazanego w ustawie (31 marca) wystarczy wysłanie oświadczenia listem poleconym na adres właściwego organu najpóźniej w dniu 31 marca 2025 roku, bądź też złożenie oświadczenia w formie elektronicznej, jeśli nadawca otrzymał dowód otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Oczywiście, najlepiej wysłać oświadczenie odpowiednio wcześniej, biorąc pod uwagę wydany w 2023 roku komunikat GITD, zgodnie z którym GITD przyjął, iż w przypadku składania oświadczenia za pośrednictwem poczty polskiej – oświadczenie powinno wypłynąć do organu najpóźniej w dniu 31 marca, co jednak wydaje się nieuzasadnione w świetle wyżej cytowanego artykułu 57 k.p.a.

Oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych i liczbie kierowców składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

Dane są gromadzone w KREPTD

Dane są gromadzone w elektronicznej ewidencji przedsiębiorców, którzy posiadają zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (w Polsce takim systemem jest Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego, zwany dalej „KREPTD”).

Obowiązek ewidencjonowania tych danych wynika z przepisów unijnych, które poprzez nowelizację ustawy o transporcie drogowym z dnia 26 stycznia 2022 roku, zostały implementowane do krajowego porządku prawnego.

W tym zakresie wyjaśnić należy, iż Rozporządzenie 2020/1055[1] rozszerzyło zakres danych gromadzonych w krajowych rejestrach elektronicznych o informacje dotyczące liczby osób zatrudnionych u przedsiębiorcy na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Dodatkowo załącznikiem nr II do rozporządzenia Komisji (UE) 2016/403[2] dane ewidencjonowane w KREPTD rozszerzono także o informację o średniej liczbie wszystkich kierowców wykonujących operacje transportowe dla przedsiębiorcy. Te dane pierwotnie miały być uwzględniane przy obliczaniu częstotliwości popełniania przez danego przewoźnika poważnych naruszeń. Jednak wobec zmiany załącznika nr II do rozporządzenia Komisji (UE) 2016/403, jaka nastąpiła na podstawie art. 1 pkt 2 rozporządzenia nr 2022/694 z dnia 2 maja 2022 r. (Dz.U.UE.L.2022.129.22) zmieniającego rozporządzenie Komisji z dniem 23 maja 2022 r. – aktualnie przy ustalaniu częstotliwości występowania, powyżej której powtarzające się naruszenia należy uznać za bardziej poważne, uwzględnia się liczbę pojazdów, a nie liczbę kierowców, wykorzystywanych do działalności transportowej.

Przepisy unijne stale zmierzają bowiem do określenia wspólnego sposobu ustalenia częstotliwości występowania naruszeń, powyżej której powtarzające się naruszenia będą uznawane za poważniejsze przez właściwy organ państwa członkowskiego siedziby. Takie powtarzające się naruszenia mogą zaś spowodować wszczęcie krajowego postępowania administracyjnego w przedmiocie utraty przez przewoźnika drogowego dobrej reputacji. Utrata dobrej reputacji wiąże się natomiast z cofnięciem zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

Jak obliczyć średnią arytmetyczną liczby kierowców?

Przechodząc do kwestii praktycznych, przypomnieć wypada, iż „średnia arytmetyczna” to suma liczb podzielona przez ich liczbę. W języku potocznym oznaczana jest jako „średnia”.

Zatem kiedy jest mowa o średniej arytmetycznej kierowców z poprzedniego roku (12 miesięcy) chodzi o sumę liczby kierowców w poszczególnych miesiącach podzieloną przez 12. Przechodząc do obliczeń należy zatem ustalić jaka była liczba kierowców w poszczególnych miesiącach, dodać do siebie wartości z poszczególnych miesięcy, a następnie podzielić przez 12.

W tym miejscu można zadać sobie pytanie, co jeśli liczba kierowców w trakcie danego miesiąca zmniejszyła się lub zwiększyła np. w związku z zatrudnieniem nowego kierowcy lub rozwiązaniem umowy z poprzednim.

Przepisy nie precyzują jak liczyć liczbę kierowców w poszczególnych miesiącach. Wydaje się, że prawidłowym i korzystniejszym dla przewoźnika rozwiązaniem będzie przyjęcie łącznej liczby osób, jaka w danym miesiącu wykonywała dla przewoźnika pracę kierowcy (choć wydaje się, że nie będzie  też podstaw do zakwestionowania obliczeń przewoźnika, w ramach których bierze on pod uwagę najwyższą występującą w danym miesiącu liczbę jednocześnie zatrudnionych kierowców). Przy obliczeniach nie ma znaczenia jak długo dany kierowca był w konkretnym miesiącu zatrudniony, ani jaki był wymiar jego zatrudnienia (np. ¼ etatu).

Liczba osób zatrudnionych, w tym kierowców, bez względu na formę zatrudnienia

W oświadczeniu należy też uwzględnić ogólną liczbę osób zatrudnionych na dzień 31 grudnia roku poprzedniego (w tym kierowców) bez względu na formę zatrudnienia. Należy zatem brać pod uwagę wszystkie stanowiska pracy, tj. np. sekretarkę, logistyka, kierowcę i to bez względu na formę zatrudnienia.

Zgodnie z opublikowaną przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego na stronie internetowej GITD Informacją nr 1/2023[3] przewoźnicy – przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarcza także obowiązani są do złożenia wskazanego oświadczenia, a w przypadku przedsiębiorstw, w których właściciel jest także kierowcą, właściciel uwzględnia siebie zarówno w pozycji dotyczącej osób zatrudnionych jak i w średniej arytmetycznej kierowców.

Na naszym kanale na YouTube odnajdziecie Państwo:

• przypomnienie najważniejszych informacji w tym zakresie z dnia 19.02.2024 roku
• zapis przeprowadzonego na ten temat w dniu 02.03.2023 roku szkolenia
• dodatkowe szkolenie z przykładami obliczeń z dnia 07.03.2023 roku

Najczęściej pojawiające się pytania (FAQ):

Podstawa prawna:

• [1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1055 z dnia 15 lipca 2020 r. zmieniające rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, (WE) nr 1072/2009 i (UE) nr 1024/2012 w celu dostosowania ich do zmian w transporcie drogowym (Dz. U. UE. L. z 2020 r. Nr 249, str. 17).
• [2] Rozporządzenie Komisji (UE) 2016/403 z dnia 18 marca 2016 r. uzupełniającego rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 w odniesieniu do klasyfikacji poważnych naruszeń przepisów unijnych, które mogą prowadzić do utraty dobrej reputacji przez przewoźnika drogowego, oraz zmieniającego załącznik III do dyrektywy 2006/22/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 74 z 19.03.2016, str. 8).
• [3] https://www.gov.pl/web/gitd/informacja-12024