Co do zasady pracodawca nie może samodzielnie potrącić z wynagrodzenia kierowcy kosztów naprawy pojazdu ani odszkodowania za uszkodzony ładunek. Jest to możliwe na podstawie odpowiedniego tytułu wykonawczego albo za pisemną zgodą pracownika dotyczącą konkretnej, istniejącej należności. W obu przypadkach należy przestrzegać przepisów chroniących wynagrodzenie za pracę. Samo spowodowanie szkody nie oznacza automatycznie obowiązku jej naprawienia przez kierowcę.
Uszkodzenie pojazdu lub ładunku przez kierowcę najczęściej powoduje po stronie pracodawcy konieczność naprawienia szkody. Jeżeli opisane wydarzenia stanowią podstawę odpowiedzialności materialnej kierowcy, pracodawca ma uprawnienia, aby regresem dochodzić od kierowcy naprawienia szkody jaką odniósł w wyniku zachowania kierowcy. Dochodzenie szkody na zasadach ogólnych w postępowaniu sądowym wiąże się z dodatkowymi opłatami sądowymi oraz kosztami obsługi prawnej takiej sprawy. Znacznie łatwiejszym rozwiązaniem jest potrącenie z wynagrodzenia kierowcy za szkodę. Powstaje jednak pytanie czy takie potrącenie jest dopuszczalne, a jeżeli tak to na jakich warunkach?
Na skróty
Potrącenie z wynagrodzenia
Zgodnie z art. 87 § 1-2 Kodeksu pracy:
Art. 87.
§ 1. Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 192 i 989), jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108.
§ 2. Potrąceń dokonuje się w kolejności podanej w § 1.
Zgodnie z powyższym przepisem nie jest dopuszczalne potrącenie z wynagrodzenia pracownika roszczeń odszkodowawczych, które nie wynikają z tytułów wykonawczych. Tytułem wykonawczym jest tytuł egzekucyjny (np. prawomocny wyrok sądu) opatrzony klauzulą wykonalności. Zatem co do zasady pracodawca nie uniknie postępowania sądowego, a co najwyżej może uniknąć postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez komornika.
Potrącenia na świadczenia alimentacyjne
Na marginesie warto wskazać, że ustawodawca nieco odrębnie reguluje potrącenia dokonywane na poczet zaspokojenia świadczeń alimentacyjnych. Zgodnie z art. 88 Kodeksu pracy:
Art. 88.
§ 1. Przy zachowaniu zasad określonych w art. 87 potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje również bez postępowania egzekucyjnego, z wyjątkiem przypadków gdy:
1) świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych;
2) wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.
§ 2. Potrąceń, o których mowa w § 1, pracodawca dokonuje na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego.
Zakres potrącenia
Nawet jeżeli pracodawca na podstawie tytułu wykonawczego będzie uprawniony do dokonania potrąceń, obowiązany jest przestrzegać limitów potrąceń zastrzeżonych w obowiązujących przepisach. Zgodnie z art. 87 § 3-8 Kodeksu pracy:
Art. 87.
§ 3. Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:
1) w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
2) w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.
§ 4. Potrącenia, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami, o których mowa w § 1 pkt 1 – trzech piątych wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art. 108.
§ 5. Nagroda z zakładowego funduszu nagród , dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.
§ 7. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
§ 8. Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia.
Zatem dokonując potrącenia pracodawca napotyka na ograniczenia. Potrąceniem można objąć tylko część wynagrodzenia pracownika określoną ułamkiem w zależności od celu potrącenia. Ponadto zgodnie z art. 87 (1) Kodeksu pracy:
Kwoty wolne od potrąceń
Ograniczenia w potrąceniu są wyznaczone dwutorowo. Z jednej strony pracodawca powinien obliczyć na zasadzie ułamków część wynagrodzenia kierowcy podlegającą potrąceniu. Z drugiej jednak strony takie potrącenie nie może powodować obniżenia wynagrodzenia kierowcy poniżej zastrzeżony w przepisach próg. Zgodnie z art. 87 (1) Kodeksu pracy:
Art. 87(1)
§ 1. Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
1) minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
2) 75% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
3) 90% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108.
§ 2. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty określone w § 1 ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Zatem ochroną przed potrąceniami objęte jest co do zasady wynagrodzenie w wysokości płacy minimalnej. Wyjątki w tym zakresie są zastrzeżone na wypadek potrącenia na rzecz świadczeń alimentacyjnych, a także zaliczek pieniężnych oraz kar pieniężnych. Przypomnienia wymaga, że w 2026 r. płaca minimalna wynosi 4806 zł, a w 2027 r. będzie to kwota 4950 zł.
Potrącenia za zgodą pracownika
Zgodnie z powyższym niemożliwe jest bez tytułu wykonawczego (np. prawomocny wyrok sądu opatrzony klauzulą wykonalności) potrącenie z wynagrodzenia pracownika sumy odszkodowania. Szersze możliwości potrącenia z wynagrodzenia pracownika należności otwiera jednak zgoda udzielona na piśmie przez pracownika. Zgodnie bowiem z art. 91 Kodeksu pracy:
Art. 91.
§ 1. Należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
§ 2. W przypadkach określonych w § 1 wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
1) określonej w art. 871 § 1 pkt 1 – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
2) 80% kwoty określonej w art. 871 § 1 pkt 1 – przy potrącaniu innych należności niż określone w pkt 1.
Tym niemniej udzielona przez pracownika zgoda powinna spełniać określone kryteria. Warto zaznaczyć, iż:
- Wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 Kodeksu pracy w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącania przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji – jest nieważne (uchwała SN z dnia 04.10.1994 r., sygn. akt I PZP 41/94; Zob. też wyrok NSA z dnia 21.12.2005 r., sygn. akt I OSK 461/05),
- Zgoda na potrącenie powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności (Kodeks Pracy. Komentarz, pod red. L. Florka, WKP 2017),
- Zgoda pracownika, o której stanowi art. 91 KP, nie może być blankietowa (Kodeks Pracy. Komentarz pod red. A.M. Świątkowskiego, Legalis 2018),
- Wyrażenie zgody przez pracownika na dokonanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanki odpowiedzialności jest nieważne (wyrok SN z dnia 05.05.2004 r., sygn. akt I PK 529/03).
Zaznaczenia także wymaga, iż w zw. z art. 87(1) §1 pkt 1 Kodeksu pracy możliwości potrącenia należności z wynagrodzenia ograniczone są jedynie do nadwyżki przewyższające kwotę wynagrodzenia minimalnego za pracę netto.
Podsumowanie
Bez tytułu wykonawczego pracodawca nie może potrącić kierowcy z wynagrodzenia odszkodowania za szkodę wyrządzoną w pojeździe czy w towarze. Szersze możliwości na potrącenie daje zgoda pracownika, która jednak musi spełniać określone kryteria. Niezależnie od posiadania tytułu wykonawczego i zgody pracownika, potrąceniu podlega nie całe, lecz jedynie część wynagrodzenia. W szczególności ochronie podlega wynagrodzenie do kwoty równej płacy minimalnej.
| Sytuacja | Czy można potrącić koszt szkody z pensji? |
|---|---|
| Kierowca uszkodził samochód, nie wyraził zgody i nie ma tytułu wykonawczego | Nie |
| Kierowca podpisał prawidłową zgodę dotyczącą konkretnego długu | Tak, z zachowaniem kwoty wolnej |
| Pracodawca posiada odpowiedni tytuł wykonawczy | Tak, w ustawowych granicach |
| W umowie znajduje się ogólna zgoda na przyszłe szkody | Nie, sama taka klauzula nie wystarcza |
Czy pracodawca może potrącić kierowcy z pensji koszt naprawy samochodu?
Nie może zrobić tego jednostronnie tylko dlatego, że kierowca uszkodził samochód służbowy. Potrącenie należności odszkodowawczej wymaga odpowiedniego tytułu wykonawczego albo pisemnej zgody pracownika, spełniającej wymagania art. 91 Kodeksu pracy. Pracodawca musi również przestrzegać przepisów dotyczących ochrony wynagrodzenia.
Czy kierowca zawsze odpowiada za uszkodzenie pojazdu służbowego?
Nie. Samo powstanie szkody nie przesądza o odpowiedzialności materialnej kierowcy. Należy ustalić okoliczności zdarzenia, winę pracownika, wysokość szkody oraz związek przyczynowy między zachowaniem kierowcy a powstałą stratą. Znaczenie ma również to, czy pojazd został prawidłowo powierzony pracownikowi z obowiązkiem zwrotu.
Ile maksymalnie pracodawca może żądać od kierowcy za uszkodzenie samochodu?
W przypadku szkody wyrządzonej z winy nieumyślnej na zasadach ogólnych odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody.
Czy kierowca odpowiada za uszkodzony lub zniszczony ładunek?
Może ponosić odpowiedzialność materialną, ale nie jest ona automatyczna. Konieczne jest ustalenie okoliczności powstania szkody i podstaw odpowiedzialności. Jeżeli pracodawca naprawił szkodę wyrządzoną osobie trzeciej podczas wykonywania obowiązków pracowniczych, może w określonych przypadkach dochodzić roszczenia regresowego od kierowcy.
Czy podpisana przez kierowcę zgoda na potrącenie jest wystarczająca?
Zgoda musi być wyrażona na piśmie i dotyczyć konkretnej, istniejącej należności. Kierowca powinien znać podstawę odpowiedzialności oraz wysokość kwoty, którą pracodawca zamierza potrącić. Ogólna zgoda na pokrywanie wszystkich przyszłych szkód nie spełnia tych warunków.
Czy zapis w umowie o pracę pozwala potrącać koszty szkód z wynagrodzenia?
Nie. Sam zapis w umowie o pracę, zgodnie z którym kierowca zgadza się na potrącanie przyszłych szkód, nie uprawnia pracodawcy do dowolnego obciążania wynagrodzenia. Zgoda nie może mieć charakteru blankietowego i musi dotyczyć skonkretyzowanej należności.
Czy pracodawca może potrącić odszkodowanie z minimalnego wynagrodzenia?
Przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy za pisemną zgodą pracownika obowiązuje co do zasady kwota wolna odpowiadająca minimalnemu wynagrodzeniu po wymaganych prawem odliczeniach. W praktyce potrącenia można dokonywać z nadwyżki ponad tę kwotę.
Czy kierowca może odmówić podpisania zgody na potrącenie?
Tak. Pracownik nie ma obowiązku podpisywania zgody na potrącenie spornej należności. Jeżeli nie uznaje swojej odpowiedzialności albo kwestionuje wysokość szkody, pracodawca może dochodzić roszczenia na właściwej drodze prawnej. Odmowa podpisania zgody nie uprawnia do samodzielnego pomniejszenia wypłaty.
Czy kierowca odpowiada za szkodę, jeżeli pojazd był objęty ubezpieczeniem AC?
Samo posiadanie polisy AC nie rozstrzyga o odpowiedzialności materialnej pracownika. Należy ustalić rzeczywistą szkodę pracodawcy, zakres ochrony ubezpieczeniowej, wysokość wypłaconego odszkodowania oraz podstawę odpowiedzialności kierowcy. Pracodawca nie może dochodzić naprawienia tej samej szkody w sposób prowadzący do nieuzasadnionego podwójnego zaspokojenia.
Czy pracodawca może potrącić koszt szkody z ostatniej wypłaty kierowcy?
Rozwiązanie umowy o pracę nie oznacza, że pracodawca może dowolnie pomniejszyć ostatnie wynagrodzenie. Nadal obowiązują przepisy dotyczące dopuszczalnych potrąceń i ochrony wynagrodzenia. Jeżeli kierowca nie wyraził wymaganej zgody i nie istnieje odpowiednia podstawa do potrącenia, pracodawca powinien dochodzić roszczenia w inny przewidziany prawem sposób.
Czy kierowca może wycofać zgodę na potrącenie z wynagrodzenia?
Tak. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy pracownik może cofnąć zgodę na dobrowolne potrącenie. Nie oznacza to jednak automatycznie wygaśnięcia samego zobowiązania odszkodowawczego. Pracodawca może nadal dochodzić należności, jeżeli istnieją podstawy prawne do jej żądania.
Co powinien zrobić przewoźnik, gdy kierowca uszkodzi pojazd lub towar?
Przede wszystkim należy zabezpieczyć dokumentację zdarzenia i ustalić rzeczywisty rozmiar szkody. Pomocne mogą być zdjęcia, protokół szkody, dokumenty przewozowe, korespondencja, dokumentacja naprawy i informacje dotyczące ubezpieczenia.
Następnie trzeba ocenić, czy zachodzą przesłanki odpowiedzialności materialnej kierowcy i w jakim zakresie pracodawca może dochodzić roszczenia. Dopiero po tej analizie należy rozważyć ugodę, zgodę na potrącenie lub skierowanie sprawy na drogę sądową.
Kierowca uszkodził pojazd lub ładunek? Sprawdź, jak odzyskać pieniądze zgodnie z prawem.
Uszkodzony samochód, zniszczony towar, spór z kierowcą o odszkodowanie? Zanim obciążysz pracownika kosztami szkody, upewnij się, że masz do tego podstawy prawne.
Kancelaria Transportowa KOBEN wspiera przewoźników w:
- ustalaniu podstaw odpowiedzialności materialnej kierowców,
- analizie dokumentacji i wysokości roszczeń,
- przygotowywaniu wezwań do zapłaty i ugód,
- dochodzeniu odszkodowań od pracowników,
- prowadzeniu sporów sądowych.
Nie ryzykuj kolejnego sporu przez nieprawidłowe potrącenie z wynagrodzenia.
Skorzystaj z doświadczenia prawników specjalizujących się w branży transportowej.
