Czy można wypłacać kierowcom diety z tytułu podróży służbowych? Analiza prawna w świetle najnowszych zmian przepisów

Zmiany w przepisach dotyczących wypłaty diet dla kierowców międzynarodowych wzbudzają liczne pytania i kontrowersje. Czy wciąż można wypłacać diety jako zwolnione z PIT i ZUS? Jakie są konsekwencje nieprawidłowych rozliczeń? W naszym artykule szczegółowo omawiamy obecny stan prawny, przedstawiamy obowiązki pracodawców oraz wskazujemy, jak uniknąć odpowiedzialności karno-skarbowej. Sprawdź, jak dostosować się do wymogów prawa i prowadzić rozliczenia bezpiecznie!

Czy można wypłacać kierowcom diety z tytułu podróży służbowych to pytanie, które w świetle najnowszych zmian przepisów roku nabrało szczególnego znaczenia.

Czy można wypłacać kierowcom diety z tytułu podróży służbowych? – Wprowadzenie

Mimo zmian wprowadzonych od 02.02.2022 r. część przewoźników nadal wypłaca diety z tytułu podróży służbowych. W zakresie w jakim diety te wypłacane są kierowcom wykonującym zadania w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, praktyka ta jest niezgodna z przepisami. Tak wypłacone diety w razie kontroli prawdopodobnie zostaną potraktowane jako wynagrodzenie. Powinny zatem zostać oskładkowane (ZUS) i opodatkowane (PIT) tak jak inne składniki wynagrodzenia pracownika, z zastosowaniem ewentualnych ulg. Wypłacanie wspomnianym kierowcom diet tak, jakby były zwolnione ze składek do ZUS oraz podatku PIT może rodzić odpowiedzialność karno-skarbową oraz generować niedopłaty w składkach do ZUS. Ponadto w zakresie w jakim tak wypłacane diety nie zostaną uwzględnione w podstawie do obliczenia poszczególnych składników wynagrodzenia, mogą obniżać należne pracownikowi wynagrodzenie i podlegać odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko prawom pracownika zastrzeżone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Stan prawny przed 02.02.2022 r.

UOCPK

Przed zmianami zgodnie z art. 2 pkt 7 uocpk (ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1412 z późn. zm.) podróż służbowa stanowiła każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego albo wyjazdu w celu wykonywania przewozu drogowego – poza miejscowość siedziby lub prowadzenia działalności przez pracodawcę.

Zgodnie natomiast z art. 21a uocpk kierowcy w podroży służbowej przysługiwały należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77 (5) § 3-5 k.p. (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).

Warunki wypłaty należności z tytułu mogły być określane w regulaminach wynagradzania. Dopuszczalne było zastosowanie warunków i stawek określonych w r.p.s. (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Nawet w razie braku odpowiednich postanowień w regulaminach wynagradzania, dopuszczalne było stosowanie przepisów r.p.s.

Zgodnie z § 7 r.p.s. dieta w czasie podróży krajowej była przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosiła 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet obliczało się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1)           jeżeli podróż trwała nie dłużej niż dobę i wynosiła:

a)           mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługiwała,

b)           od 8 do 12 godzin – przysługiwało 50% diety,

c)           ponad 12 godzin – przysługiwała dieta w pełnej wysokości;

2)           jeżeli podróż trwała dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługiwała dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a)           do 8 godzin – przysługiwało 50% diety,

b)           ponad 8 godzin – przysługiwała dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługiwała:

1)           za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2)           jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejszało się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1)           śniadanie – 25% diety;

2)           obiad – 50% diety;

3)           kolacja – 25% diety.

Wysokość diet w podróży zagranicznej regulował załącznik do r.p.s.

PIT

Wypłacone w ten sposób diety do wysokości kwot wskazanych w r.p.s. i załączniku do r.p.s. były zwolnione z opodatkowania (PIT) na podstawie art. 21 pkt 16 ustawy o PIT (ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

ZUS

W takim samym zakresie wspomniane diety były zwolnione ze składek do ZUS. Podstawę stanowił § 2 rozporządzenia ZUS (rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.), zgodnie z którym podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Warto także przypomnieć, że zgodnie z art. 20 ust. 1 sus (ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 497 z późn. zm.) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe, z zastrzeżeniem ust. 2 i ust. 3

Od 02.02.2022 r. do 18.08.2023 r.

UOCPK

Nowelizacja styczniowa (ustawa z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. poz. 209) wprowadziła zmiany do uocpk poprzez ograniczenie definicji podróży służbowej do krajowych przewozów drogowych. Od wejścia w życie zmian, tj. od 02.02.2022 r. zgodnie z art. 2 pkt 7 uocpk podróż służbowa to każde zadanie służbowe w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego albo wyjazdu w celu wykonywania przewozu drogowego – poza miejscowość siedziby lub prowadzenia działalności przez pracodawcę.

Zmianie uległ także art. 21a uocpk, na podstawie którego od 02.02.2022 r. kierowcy wykonującemu krajowe przewozy drogowe w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77 (5) § 3-5 k.p.

Aby rozwiać wszelkie wątpliwości ustawodawca wprost w nowym art. 21b ust. 1 wskazał, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 (5) § 3-5 k.p.

W ten sposób ustawodawca utrzymał możliwość wypłacania diet na dotychczasowych zasadach kierowcom wykonującym krajowe przewozy drogowe. Jednocześnie przesądził o niedopuszczalności wypłacania takich diet kierowcom wykonującym zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Jeżeli takie wypłaty po 02.02.2022 r. miały miejsce – środki te powinny stanowić składnik wynagrodzenia kierowcy.

PIT i ZUS

W art. 21b ust. 2 uocpk w odniesieniu do kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych ustawodawca nakazał stosowanie ulg w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na PIT i ZUS na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT oraz art. 21 sus, w tym na podstawie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ZUS.

Wskazane wyżej podstawy prawne zwalniały z opodatkowania (PIT) przychody kierowcy w kwocie odpowiadającej 30% diety wskazanej w r.p.s. – za każdy dzień pobytu za granicą. Jednocześnie zwalniały z oskładkowania (ZUS) przychody kierowcy w kwocie odpowiadającej 100% diety wskazanej w r.p.s. – za każdy dzień pobytu za granicą. Zwolnienie ze składek ZUS było jednak możliwe wyłącznie, gdy kierowca osiągał przychód wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 sus, a zastosowanie ulg nie mogło doprowadzić do spadku podstawy składek ZUS poniżej kwoty wspomnianego przeciętnego wynagrodzenia.

Należy zwrócić uwagę, że art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT oraz art. 21 sus i § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ZUS nie były przepisami nowymi, lecz obowiązującymi od lat. Jednak do 02.02.2022 r. nie były stosowane do kierowców z uwagi, iż system wypłacania diet był korzystniejszym rozwiązaniem.

Kolejne zmiany – podwyższenie stawek diety

Późniejsze zmiany w przepisach skutkowały zwiększeniem diet w podróży krajowej poprzez dwukrotną zmianę § 7 r.p.s. Od 28.07.2022 r. kwota diety została podwyższona do 38 zł (rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. poz. 1481), a od 01.01.2023 r. wynosi ona 45 zł (rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. poz. 2302).

Podwyższono również stawki diet w zagranicznej podróży służbowej od 29.11.2022 r., co miało znaczenie dla wymiaru ulg stosowanych wobec kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych (rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. poz. 2302):

(…)

Od 19.08.2023 r. do obecnie

UOCPK

Aktualnie nadal obowiązuje zmieniona od 02.02.2022 r. definicja podróży służbowej, zawarta w art. 2 pkt 7 uocpk. Również art. 21a uocpk od 02.02.2022 r. pozostał bez zmian.

Od 19.08.2023 r. doprecyzowano jednak sposób naliczania ulg. W tym celu utworzono w uocpk nowy rozdział 3b zawierający przepisy od art. 26f do art. 26i.

ZUS

Uchylono art. 21b ust. 1 uocpk, a jego treść przeniesiono do art. 26f ust. 1 uocpk. Jednocześnie zgodnie z art. 26f ust. 2 uocpk w odniesieniu do kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych ustawodawca nakazał jedynie odpowiednie stosowanie art. 21 sus.

W dalszych przepisach ustawodawca ograniczył stosowanie ulg w zakresie składek ZUS do kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie.

Kwotę ulgi w podstawie oskładkowania (ZUS) ustalono na równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Jednocześnie ustawodawca potwierdził w art. 2 uocpk poprzez dodanie nowego punktu 8, że przez przeciętne wynagrodzenie należy rozumieć prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy, ogłoszone w trybie art. 19 ust. 10 sus.

Ponadto w art. 26h uocpk ustawodawca skonkretyzował sposób liczenia dni pobytu za granicą. Wyłączył z tego zakresu dni:

1)           dni urlopu wypoczynkowego;

2)           okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby;

3)           okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

Z drugiej strony zredukował wartość ulgi w przypadku pobytów za granicą krótszych niż 12 godzin. Przyjął, że kwota ulgi ulega zmniejszeniu do:

1)           1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin;

2)           1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godzin.

PIT

Zmiany zostały wprowadzone także do ustawy o PIT. W art. 21 tejże ustawy dodano ust. 15c, zgodnie z którym zwolnienia z ust. 1 pkt 16 (zwolnienie diet z opodatkowania) i 20 (naliczanie ulg w wysokości 30% diety), nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia.

Dla wspomnianej grupy kierowców utworzono w art. 21 ust. 1 nowy punkt 23d, zgodnie z którym nalicza się ulgę w podstawie opodatkowania (PIT) w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.

Ulga znajduje zastosowanie niezależnie od tego, czy kierowca otrzymał miesięczny przychód wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. Ponadto nie ma przeszkód, aby w wyniku zastosowania ulg podstawa opodatkowania (PIT) spadła poniżej wysokości przeciętnego wynagrodzenia.

W tym zakresie sposób naliczania ulg w podstawie opodatkowania (PIT) różni się od naliczania ulg w podstawie oskładkowania (ZUS). To powoduje, że podatek PIT i składki do ZUS zazwyczaj będą liczone od innych kwot.

Dni pobytu za granicą należy obliczać zgodnie z uocpk, tj. w sposób tożsamy, jak w przypadku ulgi na składki do ZUS.

Wnioski i rekomendacje

Powyżej przedstawiona analiza potwierdza, że obecnie nie ma możliwości wypłacania diet z tytułu podróży służbowej dla kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Jeżeli takie diety zostaną wypłacone, będą stanowiły podstawę oskładkowania (ZUS) i opodatkowania (PIT) tak, jak pozostałe składniki wynagrodzenia. Ich pominięcie w tym zakresie może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową, niedopłatą w składkach ZUS oraz odpowiedzialnością za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Jednocześnie warto wskazać, iż przepisy o ulgach zostały sformułowane w sposób kategoryczny, zatem wydaje się, że ustawodawca nie ma wyboru i musi je stosować.

Aktualny stan prawny znacznie komplikuje sposób naliczania wynagrodzeń dla kierowców. Biura rachunkowe, które nie specjalizują się w branży TSL mogą mieć problem, aby zrozumieć aktualne zasady naliczania wynagrodzeń, przez co przygotowywane rozliczenia mogą być nieprawidłowe.

W tym zakresie warto zaufać specjalistom z Kancelarii Transportowej KOBEN, którzy od lat zajmują się analizą i rozliczaniem czasu pracy kierowców, przeprowadzaniem audytów oraz obsługą prawną przewoźników. Wówczas zyskasz pewność, że wypłacane wynagrodzenia są obliczone zgodnie z aktualnymi zasadami.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm. – k.p.
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm. – ustawa o PIT
3. Utawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 497 z późn. zm. – sus
4. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1412 z późn. zm. – uocpk
5. Ustawa z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. poz. 209 – nowelizacja styczniowa
6. Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm. – rozporządzenie ZUS
7. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 – r.p.s.
8. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. poz. 1481
9. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. poz. 2302

Najczęściej zadawane pytania (FAQ):