Systemy czasu pracy kierowców – jak wybrać najlepszy dla Twojej firmy?

Czy wiesz, że właściwy system czasu pracy kierowców może nie tylko zapewnić zgodność z przepisami, ale także zoptymalizować koszty i zwiększyć efektywność Twojej firmy transportowej? Wybór odpowiedniego systemu czasu pracy wpływa na harmonogram pracy kierowców, sposób rozliczania nadgodzin i wysokość wynagrodzeń. W artykule omawiamy dostępne systemy czasu pracy – podstawowy, równoważny, przerywany i zadaniowy – oraz wskazujemy, który z nich najlepiej sprawdzi się w różnych warunkach przewozowych. Systemy czasu pracy mają kluczowe znaczenie dla organizacji pracy kierowców.

Przeczytaj i sprawdź, który system będzie najlepszy dla Twojej firmy!

Czym są systemy czasu pracy?

Wskazuje się, że „system czasu pracy jest konstrukcją prawną wyznaczającą nominał i sposób organizacji czasu pracy. Do elementów tej konstrukcji należy zaliczyć między innymi sposób określenia czasu pracy oraz normy czasu pracy, a także okresy rozliczeniowe” (K. Stefański [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 135).

Mówiąc prostszym językiem, system czasu pracy pozwala na doprecyzowanie w jaki sposób będzie zorganizowana i rozliczana praca kierowcy. W szczególności:

• ile godzin dziennie, tygodniowo, miesięcznie kierowca będzie świadczył pracę,
• w jakich przypadkach praca kierowcy będzie stanowiła nadgodziny,
• jak długie przerwy w pracy może robić kierowca.

Rodzaje systemów czasu pracy

„W obecnym stanie prawnym wyróżnić można następujące systemy czasu pracy: podstawowy, równoważny, zadaniowy, przerywany, w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia, weekendowy. Niektórzy autorzy wyróżniają także system skrócony” (K. Stefański [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 135).

Są to systemy czasu pracy wyszczególnione w Kodeksie pracy (Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.) dla wszystkich rodzajów pracowników.

Nie należy jednak zapominać, że w stosunku do kierowców pierwszeństwo względem Kodeksu pracy zyskuje ustawa o czasie pracy kierowców (Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 220). Jej przepisy ograniczają zakres możliwych do zastosowania w przypadku kierowców systemów czasu pracy do systemu podstawowego, równoważnego, zadaniowego i przerywanego i to one zostaną omówione poniżej.

Podstawowy system czasu pracy

Co do zasady czas pracy kierowcy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

W przypadku stosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż 1 miesiąc, należy pamiętać o zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Tygodniowy czas pracy kierowcy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Tygodniowy czas pracy może być przedłużony do 60 godzin, jeżeli średni tygodniowy czas pracy nie przekroczy 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

W systemie podstawowym w dni wyznaczone dla pracownika jako dni pracy pracuje on 8 godzin. W tym systemie czasu pracy jest niedopuszczalne planowanie wykonywania pracy w niektóre dni dłużej, a w inne krócej.

Przykład:

Sporadycznie może się zdarzyć, że pracownik pracuje ponad 8 godzin, a później przez czas odpowiednio krótszy, jednak dzieje się to w wyniku oddania czasu wolnego za godziny nadliczbowe. Jest to jednak dopuszczalne tylko wtedy, gdy są spełnione przesłanki pracy w godzinach nadliczbowych. Przypomnienia także wymaga, że za godziny nadliczbowe pracodawca może albo zapłacić należne wynagrodzenie albo udzielić czasu wolnego w proporcji 1:1 na wniosek pracownika albo 1:1,5 w przypadku braku wniosku pracownika.

Warto także wspomnieć, że wymiar czasu pracy obowiązuje także kierowcę zatrudnionego u więcej niż jednego pracodawcy.

Równoważny system czasu pracy

Jest najczęściej wykorzystywany w stosunku do kierowców. W tym systemie wymiar czasu pracy przedłużony w poszczególnych dniach jest równoważony skróconym czasem pracy w innych dniach lub dniami wolnymi od pracy.

Do kierowców wykonujących przewóz drogowy mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę.

Przykład:

Jeżeli zatem kierowca w danym dniu przepracuje więcej niż 8 godzin, w innych dniach ta nadwyżka może zostać zrównoważona poprzez odpowiednio mniejszą liczbę godzin pracy. Równoważenie w ten sposób godzin pracy następuje w stosunku 1:1.

System ten pozwala więc na redukcję godzin nadliczbowych i rozwiązuje problem konieczności oddawania czasu wolnego za godziny nadliczbowe w proporcji 1:1,5 w przypadku braku wniosku pracownika.

Postanowienia zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy oraz obwieszczeniu dotyczące równoważnego czasu pracy powinny określać:

• długość okresu rozliczeniowego,
• sposób równoważenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy.

Przerywany system czasu pracy

Jest stosowany według z góry ustalonego rozkładu, przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin.

W przypadku gdy kierowca wykonuje przewozy regularne, przerwa może trwać nie dłużej niż 6 godzin, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy nie przekracza 7 godzin.

Przykład:

Wymagane są szczególnie uzasadnione przyczyny wprowadzenia tego systemu. System jest użyteczny przy przewozie osób, np. uczniów do szkoły. Za czas przerwy pracodawca wypłaca kierowcy wynagrodzenie, którego wysokość wynosi połowę wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określeniu warunków wynagrodzenia – 60% wynagrodzenia.

W przypadku kierowców przerwany czas pracy może zostać połączony z podstawowym czasem pracy oraz z systemem równoważnego czasu pracy. Zaplanowanie przerwy o maksymalnej długości znacznie ogranicza możliwość zlecania kierowcom wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. W takiej sytuacji 8 godzin pracy i 5 godzin przerwy wyczerpuje aż 13 godzin z dwudziestoczterogodzinnej doby i przesądza, że pozostałe 11 godzin powinno być wykorzystane na odpoczynek dobowy (W. Bigaj [w:] Ustawa o czasie pracy kierowców. Komentarz, red. K. W. Baran, M. Tomaszewska, Warszawa 2023, art. 16.)

Wyjątek dotyczy jedynie kierowców wykonujących przewozy regulowane rozporządzeniem (WE) 561/2006 oraz Umową AETR bowiem wobec takich kierowców możliwe jest skrócenie okresu odpoczynku dziennego do 9 godzin trzy razy pomiędzy dwoma okresami tygodniowego odpoczynku. Tacy kierowcy teoretycznie mogliby przepracować dodatkowo 2 godziny nadliczbowe przy założeniu 8 godzin pracy i 5 godzin przerwy (W. Bigaj [w:] Ustawa o czasie pracy kierowców. Komentarz, red. K. W. Baran, M. Tomaszewska, Warszawa 2023, art. 16).

Zadaniowy system czasu pracy

W tym systemie czas pracy wyznaczany jest wymiarem zadań do wykonania. Pracodawca ustala zadania przewozowe w takim wymiarze, aby mogły być wykonane w ramach wyznaczonych dla podstawowego czasu pracy z uwzględnieniem przepisów dotyczących przerw i okresów odpoczynku.

Rozkład czasu pracy w okresie wykonywania danego zadania przewozowego ustala kierowca.

Wprowadzenie tego systemu jest możliwe tylko wówczas, gdy uzasadnia to rodzaj wykonywanych przewozów lub ich szczególna organizacja.

Precyzując warunki zastosowania systemu zadaniowego wskazuje się, że może on zostać wprowadzony:

• o ile potrzeby pracodawcy nie wymagają, aby pracownik pozostawał w jego dyspozycji w ściśle określonych godzinach
• gdy niemożliwa jest kontrola czasu, w jakim praca jest świadczona
• gdy praca może być świadczona poza normalnymi godzinami funkcjonowania zakładu pracy
• gdy wykonywanie pracy zależy od zmiennych, nieregularnych lub trudnych do przewidzenia okoliczności

(T. Zwolak [w:] Ustawa o czasie pracy kierowców. Komentarz, Warszawa 2010, art. 17)

Systemem tym nie może zostać objęty kierowca:

• zatrudniony przy przewozach na potrzeby własne
• zatrudniony przy regularnych przewozach osób
• samochodu służbowego

(T. Zwolak [w:] Ustawa o czasie pracy kierowców. Komentarz, Warszawa 2010, art. 17)

Należy zwrócić uwagę, iż wbrew pozorom w systemie zadaniowego czasu pracy mogą wystąpić godziny nadliczbowe. Mimo braku określenia z góry godzin pracy kierowcy, stosunkowo łatwo stwierdzić przekroczenia zakresu zadań kierowcy poza podstawowe normy czasu pracy w przypadku pojazdów wyposażonych w tachografy.

Pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy będzie więc wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych jeśli wymiar wyznaczonych mu zadań nie pozwala na ich wykonanie w czasie mieszczącym się w podstawowych normach czasu pracy lub gdy w trakcie wykonywania przydzielonych uprzednio zadań pracodawca powierzy pracownikowi dodatkowe zadania.

(T. Zwolak [w:] Ustawa o czasie pracy kierowców. Komentarz, Warszawa 2010, art. 17)

Stosowanie w transporcie zadaniowego systemu czasu pracy bywa kwestionowane. Trudno bowiem pogodzić jeden z warunków tego systemu, jakim jest brak możliwości kontroli czasu pracy, w jakim praca jest świadczona z obowiązkiem przewoźnika kontrolowania czasu pracy kierowcy i związaną z tym odpowiedzialnością. Jeżeli jednak ustawodawca uregulował ten system w ustawie o czasie pracy kierowców, bez wątpienia system ten może być stosowany do kierowców.

Z tego samego powodu warto podkreślić, że samo zastosowanie systemu zadaniowego czasu pracy nie narusza art. 26 ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którym warunki wynagradzania kierowców nie mogą przewidywać składników wynagrodzenia, których wysokość jest uzależniona od liczby przejechanych kilometrów lub ilości przewiezionego ładunku, jeżeli ich stosowanie mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drogach lub zachęcać do naruszania przepisów rozporządzenia (WE) nr 561/2006.

Zakończenie

Wybór odpowiedniego systemu czasu pracy pozwala na dostosowanie harmonogramu do potrzeb firmy. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji na temat systemów czasu pracy w Twoim przedsiębiorstwie. Jeżeli nie wiesz jaki system czasu pracy będzie najbardziej odpowiedni w Twoim przedsiębiorstwie – zapraszamy do kontaktu. Eksperci Kancelarii Transportowej Koben doradzą Ci w tym zakresie i przygotują odpowiednią dokumentację. Zapraszamy do kontaktu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ):

📌 Jeśli masz dodatkowe pytania – skontaktuj się z nami! Kancelaria Transportowa Koben pomoże Ci w dostosowaniu systemu czasu pracy do potrzeb Twojej firmy. 🚛

Artykuły powiązane:

Wpływ zlecenia analizy i rozliczania czasu pracy kierowców firmie zewnętrznej na funkcjonowanie przedsiębiorstwa transportowego.

Negatywne konsekwencje nieprawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców – jak uniknąć kar i zadbać o bezpieczeństwo swojej firmy transportowej

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców