Kierowca część miesiąca za granicą, część na urlopie lub L4 – jak rozliczyć wynagrodzenie, ZUS i PIT?

Rozliczenie kierowcy międzynarodowego wymaga uwzględnienia zarówno zasad ogólnych dotyczących pracowników, jak i szczególnych regulacji przewidzianych dla tej grupy zawodowej. W praktyce wątpliwości pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy kierowca przez część miesiąca wykonuje przewozy za granicą, a przez pozostałą część korzysta z urlopu wypoczynkowego lub przebywa na zwolnieniu lekarskim. W takich sytuacjach należy odrębnie ustalić przychód uwzględniany przy obliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne, podstawę wymiaru składki zdrowotnej oraz przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Istotne jest również prawidłowe określenie liczby dni pobytu za granicą, ponieważ wpływa ona na wysokość wyłączeń stosowanych przy rozliczaniu ZUS i PIT.

Rozliczenie kierowcy międzynarodowego – podstawa prawna

Podstawowe regulacje dotyczące omawianego zagadnienia znajdują się w następujących aktach prawnych:

• ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, w szczególności w art. 26f-26h;
• ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności w art. 18 i art. 21;
• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności w art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 23d.

Zgodnie z art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Do ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Jednocześnie art. 26g tej ustawy ustanawia szczególne zasady ustalania podstawy wymiaru składek dla kierowców międzynarodowych. Oznacza to, że przy rozliczaniu tej grupy pracowników nie należy automatycznie stosować wyłącznie ogólnych reguł dotyczących pracowników zatrudnionych za granicą.

Ustalenie przychodu uwzględnianego przy obliczaniu składek ZUS

Pierwszym etapem rozliczenia jest ustalenie przychodu kierowcy za dany miesiąc. Zasadniczo przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i ich ekwiwalentów, niezależnie od źródła finansowania, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Na potrzeby ustalania podstawy wymiaru składek należy jednak uwzględnić również przepisy określające, które świadczenia wchodzą do tej podstawy, a które są z niej wyłączone. Znaczenie ma przy tym charakter danego świadczenia, a nie wyłącznie okres, którego ono dotyczy.

Przy ustalaniu przychodu uwzględnia się zatem, stosownie do właściwych przepisów, wynagrodzenie za pracę oraz wynagrodzenie urlopowe wypłacone lub postawione do dyspozycji kierowcy w danym miesiącu.

Odrębnie należy potraktować:

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby – co do zasady nie stanowi ono podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego;
• zasiłek chorobowy – jako świadczenie z ubezpieczenia społecznego nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne;
• wynagrodzenie urlopowe – co do zasady podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na zasadach właściwych dla wynagrodzenia pracowniczego.

Należy zatem rozróżnić świadczenia otrzymywane przez kierowcę. Sam fakt, że pracownik przez część miesiąca nie wykonywał pracy, nie oznacza, że wszystkie wypłacone mu w tym okresie należności należy wyłączyć z przychodu uwzględnianego przy rozliczeniu składek.

Pomniejszenie podstawy wymiaru składek o równowartość 60 euro

Szczególną regulację dla kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe przewiduje art. 26g pkt 1 ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli miesięczny przychód kierowcy jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, przy ustalaniu przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się kwoty stanowiącej równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą. Jednocześnie podstawa ustalona po zastosowaniu tego pomniejszenia nie może być niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia określonej w tym przepisie.

Mechanizm ten wymaga przeprowadzenia dwóch etapów obliczeń. Najpierw od przychodu uwzględnianego przy ustalaniu podstawy składek odejmuje się równowartość 60 euro za każdy kwalifikowany dzień pobytu za granicą. Następnie otrzymaną kwotę porównuje się z obowiązującym w danym roku limitem minimalnym. Jeżeli wynik obliczeń jest niższy od tego limitu, podstawę wymiaru składek ustala się na poziomie kwoty przeciętnego wynagrodzenia, zgodnie z art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców. W 2026 r. prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne przyjmowane do tego mechanizmu wynosi 9420 zł.

Należy podkreślić, że pomniejszenie o równowartość 60 euro nie przysługuje automatycznie za każdy dzień kalendarzowy miesiąca. Konieczne jest uprzednie ustalenie liczby dni pobytu za granicą, z uwzględnieniem wyłączeń określonych w art. 26h ustawy o czasie pracy kierowców.

Urlop wypoczynkowy, a liczba dni pobytu za granicą

Jeżeli kierowca przez część miesiąca wykonuje międzynarodowe przewozy drogowe, a następnie korzysta z urlopu wypoczynkowego, należy odrębnie potraktować wynagrodzenie urlopowe i liczbę dni uprawniających do zastosowania pomniejszenia składek.

Wynagrodzenie urlopowe co do zasady uwzględnia się przy ustalaniu miesięcznego przychodu. Nie oznacza to jednak, że dni urlopu wypoczynkowego można zaliczyć do dni pobytu za granicą.

Zgodnie z art. 26h ust. 1 pkt 1 ustawy o czasie pracy kierowców dni urlopu wypoczynkowego nie są zaliczane do dni pobytu za granicą, o których mowa w art. 26g tej ustawy oraz w art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT.

W konsekwencji pracodawca powinien uwzględnić wynagrodzenie urlopowe przy ustalaniu przychodu, jeżeli podlega ono uwzględnieniu na podstawie właściwych przepisów, ale nie może zastosować pomniejszenia o równowartość 60 euro za dni, w których kierowca korzystał z urlopu wypoczynkowego.

Zwolnienie lekarskie, a rozliczenie składek

Analogiczne zasady dotyczą okresu niezdolności do pracy z powodu choroby. Art. 26h ust. 1 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców wyraźnie stanowi, że okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby nie zalicza się do dni pobytu za granicą na potrzeby mechanizmu określonego w art. 26g tej ustawy oraz zwolnienia podatkowego przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT.

Oznacza to, że za dni objęte zwolnieniem lekarskim nie stosuje się pomniejszenia podstawy składek o równowartość 60 euro ani zwolnienia podatkowego w wysokości równowartości 20 euro. Przy ustalaniu przychodu należy jednocześnie odróżnić wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy od zasiłku chorobowego. Ich kwalifikacja na potrzeby składek wynika z odrębnych regulacji i nie może być utożsamiana ze zwykłym wynagrodzeniem za pracę.

Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

Rozliczenie PIT należy przeprowadzić niezależnie od ustalenia podstawy wymiaru składek ZUS. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT zwolnione z podatku są określone przychody ze stosunku pracy oraz kwalifikowanych umów zlecenia otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Przepis obejmuje również określone zwroty kosztów związanych z wykonywaniem przewozów, na warunkach w nim wskazanych.

Liczbę dni pobytu za granicą ustala się zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, w szczególności z art. 26h. Z tego względu dni urlopu wypoczynkowego, okresu zwolnienia lekarskiego oraz urlopu bezpłatnego nie uwzględnia się przy obliczaniu kwoty zwolnienia. Jeżeli kierowca przez część miesiąca wykonywał przewozy międzynarodowe, a przez pozostałą część korzystał z urlopu wypoczynkowego lub przebywał na zwolnieniu lekarskim, płatnik powinien ustalić przychód podlegający opodatkowaniu, a następnie zastosować zwolnienie w granicach i na warunkach określonych w ustawie.

Wynagrodzenie urlopowe nie korzysta automatycznie ze zwolnienia tylko dlatego, że kierowca w innym okresie tego samego miesiąca wykonywał przewozy za granicą. Podobnie okres choroby nie zwiększa liczby dni uprawniających do zastosowania zwolnienia podatkowego. Należy również pamiętać, że art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT przewiduje zwolnienie w wysokości równowartości 20 euro, a nie 60 euro. Kwota 60 euro odnosi się do odrębnego mechanizmu ustalania podstawy składek na ubezpieczenia społeczne.

Przykład rozliczenia kierowcy za lipiec 2026r.

Kierowca zatrudniony u polskiego pracodawcy wykonywał międzynarodowe przewozy drogowe w okresie od 1 lipca 2026 r. do 31 sierpnia 2026 r. W lipcu 2026 r. przez pięć dni przebywał na zwolnieniu lekarskim i nabył prawo do zasiłku chorobowego. Za pozostałą część miesiąca uzyskał przychód z pracy w wysokości 10 000 zł. Dla uproszczenia przyjmijmy, że 26 dni lipca spełnia warunki do uwzględnienia jako dni pobytu za granicą, przychód 10 000 zł jest kwotą uwzględnianą przy ustalaniu podstawy składek, a poza opisanym zwolnieniem lekarskim nie występują inne okoliczności wpływające na rozliczenie.

W pierwszej kolejności należy obliczyć pomniejszenie składkowe, odpowiadające równowartości 60 euro za każdy z 26 kwalifikowanych dni pobytu za granicą. Następnie od przychodu 10 000 zł odejmuje się ustaloną w złotych równowartość tej kwoty. Tak obliczoną wartość należy porównać z kwotą przeciętnego wynagrodzenia obowiązującą w 2026 r., wynoszącą 9420 zł. Jeżeli wynik po pomniejszeniu jest niższy niż 9420 zł, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ustala się na poziomie 9420 zł. Zasiłku chorobowego nie dolicza się do przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Pięciu dni zwolnienia lekarskiego nie uwzględnia się również przy ustalaniu liczby dni pobytu za granicą.

Niezależnie od powyższych obliczeń należy przeprowadzić rozliczenie podatkowe. W tym celu ustala się przychód podlegający opodatkowaniu i stosuje zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT, odpowiadające równowartości 20 euro za każdy kwalifikowany dzień pobytu za granicą.

Podsumowanie

Rozliczając kierowcę wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe, który przez część miesiąca pracuje za granicą, a przez pozostałą część korzysta z urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia lekarskiego, należy pamiętać o kilku zasadniczych regułach:

1. Wynagrodzenie urlopowe co do zasady uwzględnia się przy ustalaniu przychodu na potrzeby składek, ale dni urlopu wypoczynkowego nie zalicza się do dni pobytu za granicą.
2. Okresu zwolnienia lekarskiego nie uwzględnia się przy ustalaniu liczby dni pobytu za granicą. Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy należy odrębnie zakwalifikować zgodnie z przepisami dotyczącymi składek.
3. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek społecznych należy stosować szczególną regulację z art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców, przewidującą pomniejszenie o równowartość 60 euro za kwalifikowany dzień pobytu za granicą, z zachowaniem minimalnego poziomu podstawy.
4. Rozliczenie PIT wymaga odrębnego zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT, wynoszącego równowartość 20 euro za kwalifikowany dzień pobytu za granicą.

Prawidłowe rozliczenie wymaga zatem odrębnego ustalenia przychodu, liczby kwalifikowanych dni pobytu za granicą, podstawy wymiaru składek społecznych, podstawy składki zdrowotnej oraz przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców – art. 26f-26h.
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – art. 18 i art. 21.
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – w szczególności § 2 ust. 1 pkt 24.
4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 23d.
5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – art. 81 ust. 1.
6. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – art. 77⁵ § 1 oraz przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego i wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy.

Rozliczasz kierowców międzynarodowych? Zyskaj spokój i ogranicz koszty!

Nieprawidłowe rozliczenie ZUS i PIT może oznaczać zaległości, odsetki i konieczność kosztownych korekt.

Z KOBEN zyskujesz:

• Niższe ryzyko dopłat i kar – prawidłowe naliczanie składek ZUS i zaliczek PIT.
• Kontrolę kosztów zatrudnienia – wykorzystanie przewidzianych prawem pomniejszeń i zwolnień.
• Oszczędność czasu – mniej pracy administracyjnej i korekt dokumentacji.
• Wsparcie specjalistów – w przypadku wątpliwości i kontroli.

Twoi kierowcy. Nasza odpowiedzialność za rozliczenia.

👉 Powierz kadry i płace specjalistom KOBEN